Le riunioni possono aggirarsi senza un'adeguata pianificazione, anche con uno scopo chiaro e partecipanti appropriati. L'utilizzo di un'agenda per pianificare una riunione può aiutare la raccolta a gestire in modo efficiente ed efficace questioni o argomenti chiave. Pianificare in anticipo dà ai partecipanti alla riunione la conoscenza di cosa aspettarsi, il tempo di prepararsi e fornisce un ordine in cui le cose saranno discusse. Un altro motivo per cui gli annunci del giorno sono popolari è che fanno risparmiare tempo a tutti.
Cos'è un ordine del giorno?
In poche parole, un ordine del giorno è un elenco o un piano. Questo elenco include argomenti e problemi o problemi che verranno discussi durante una riunione. Ci sono una varietà di formati di agenda; lo scopo e il tipo di riunione determineranno quale formato dell'agenda utilizzare. I tipi di programmi generalmente utilizzati includono informale, formale, con priorità e tempistica. Familiarizzare con ciascun formato di agenda ti permetterà di scegliere in modo efficace il tipo corretto per le tue esigenze.
Informale e formale
Un programma informale si riferisce fondamentalmente a un elenco informale di elementi che verranno discussi durante una riunione e viene spesso organizzato all'ultimo minuto. Un'agenda formale segue più di un formato. Questo formato include il tipo di riunione, elenca il facilitatore della riunione e elenca tutti i partecipanti. L'ordine del giorno segue quindi un ordine specifico: chiamata per ordine, appello, minuti dall'ultimo incontro, problemi aperti, nuovi affari e aggiornamento.
Priorità e tempi
Gli ordini del giorno prioritari seguono un sistema prioritario. Gli oggetti ricevono un ordine in base all'importanza percepita dal gruppo. Gli argomenti sono quindi discussi in questo ordine. Le scadenze programmate si riferiscono all'utilizzo di una linea temporale stabilita per la riunione, in genere viene assegnato un custode del tempo per rimanere in attività. In questo formato, l'agenda dovrebbe essere impostata in intervalli di tempo. Ad esempio, 9: 30-9: 35: socializzazione / riscaldamento, 9: 35-9: 40: scopo della revisione e risultato desiderato, 9: 40-9: 50: revisione dei minuti dall'ultimo incontro.
Linea di fondo
Non esitare a chiedere il contributo di altri partecipanti quando crei un ordine del giorno. I partecipanti possono fornire informazioni preziose su quali argomenti o problemi devono essere discussi. Avere i partecipanti appropriati è la chiave per un incontro ben pianificato e di successo. Tutti gli ordini del giorno dovrebbero contenere lo scopo della sessione; avere risultati chiari e desiderati; classificare gli argomenti dell'agenda come condivisione delle informazioni o elaborazione delle informazioni; e termina con un riepilogo del tema e una discussione sui prossimi passi.
