Un'agenda per riunioni di lavoro viene utilizzata per comunicare questioni importanti che verranno discusse in una riunione. Questo documento consente a tutti i partecipanti di prepararsi adeguatamente agli argomenti della riunione.
L'agenda di una riunione di lavoro deve rispondere a determinate domande: qual è l'argomento da discutere? Perché dovrebbe essere discusso? Chi sarà coinvolto nella discussione? Chi è responsabile di determinati argomenti? Per quanto tempo sarà discusso l'argomento nella riunione?
Articoli di cui avrai bisogno
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Applicazione di elaborazione testi
Creare un nuovo documento con Agenda riunioni come titolo e nome del file. Per comodità, è possibile che si desideri formattare il nome del file in questo modo: Meeting Agenda_YYYY_MM_DD. In questo modo, quando guardi nelle tue cartelle, qualsiasi agenda specifica sarà facile da trovare.
Inserisci la data della riunione, la sede e i nomi delle persone che partecipano alla riunione. Questa informazione si rivelerà cruciale, soprattutto nel tracciare i progressi di un determinato argomento, progetto o problema.
Creare una tabella con 5 colonne, intitolata "Agenda riunione aziendale su (data della riunione)."
Digita "Argomento" come titolo della prima colonna. Quindi inserire l'argomento di ciascuna riunione da discutere.
Chiave "Obiettivi / Obiettivi" come titolo della seconda colonna. In breve, indicare il risultato finale desiderato per ciascun argomento durante la riunione.
Digita "Team" come titolo della terza colonna. Nota le persone che saranno responsabili della presentazione dell'argomento o che parleranno per suo conto. Se un argomento ha un capo squadra, assicurati di tenerlo presente.
Chiave "Strategia" come titolo della quarta colonna. Elenca come intendi affrontare l'argomento. Gli esempi includono "brainstorming" per generare idee, "review" per andare oltre un risultato o progetto selezionato, "decisione" se deve essere presa una decisione, o "informazione" se le informazioni generali devono essere condivise.
Digita "Ora" come titolo della quinta colonna. Indicare il numero di minuti per cui ciascun argomento sarà assegnato per la discussione. Ciò è necessario per mantenere un buon flusso di idee nella sala riunioni e per fornire una struttura alla riunione.
Salva il tuo documento dopo aver inserito tutte le informazioni conosciute in ogni riga.
Suggerimenti
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Un tavolo è solo un modo basilare per organizzare gli argomenti da discutere in una riunione. Siete liberi di formattare l'agenda della riunione di lavoro in modo diverso, a condizione che tutti gli elementi indicati siano inclusi.
È importante dedicare tempo sufficiente per discutere gli argomenti selezionati, ma non troppo tempo, altrimenti le discussioni tendono a proseguire. Chiedi ai presentatori quanto tempo avranno bisogno di presentare sui loro argomenti.
Assicurati che tutti i partecipanti alla riunione ricevano l'ordine del giorno almeno un giorno prima della riunione proposta. Ciò darà a tutti il tempo di prepararsi e consentire eventuali revisioni all'ordine del giorno, se necessario.
