Le agende formano le aspettative di un incontro. L'utilizzo di un modello di agenda fornisce la standardizzazione e un formato formale per la riunione di un direttore. La pianificazione delle riunioni mostra professionalità e preparazione necessarie per un incontro senza intoppi. La distribuzione della tua agenda un giorno o due prima della riunione consentirà agli invitati di preparare e anticipare le presentazioni e le discussioni della riunione. I registi hanno spesso orari impegnativi con poco tempo per ordinare documenti complicati. Più semplice è possibile creare il formato dell'agenda, più facile sarà per i direttori e gli assistenti determinare lo scopo, la posizione e gli argomenti dell'incontro.
Crea l'agenda della riunione del tuo direttore in un programma di elaborazione testi, come Microsoft Word. Word è un'applicazione alla quale la maggior parte può accedere e fornisce diversi modelli di agenda per riunioni scaricabile che potresti voler utilizzare come punto di partenza. Puoi personalizzare l'agenda con il logo e il nome della tua azienda.
Immettere il nome della riunione, la data, l'ora, la posizione e le informazioni sulla chiamata di conferenza nell'intestazione dell'agenda. Presentare le informazioni chiaramente, nella parte superiore della pagina e centrate in modo che gli invitati sappiano chiaramente come e quando accedere alla riunione. Si consiglia inoltre di includere un elenco di invitati e facilitatori come consentito dalla room nella pagina.
Sollecitare argomenti relativi all'ordine del giorno dai direttori partecipanti. Invia un'email almeno una settimana prima della riunione per chiedere argomenti sull'agenda. Elenca gli argomenti dell'agenda in ordine di come prevedi di presentare ogni argomento. Sul modello, elencare ciascun elemento dell'ordine del giorno in base al numero a sinistra e il nome della persona responsabile della conduzione della discussione a destra dell'argomento. Se il tempo è limitato, potresti voler assegnare intervalli temporali a ciascun argomento, elencandoli accanto all'elemento dell'ordine del giorno.
Elenca "Passi successivi" e "Altri elementi" come gli ultimi due elementi dell'agenda. Ciò consentirà alla riunione di concludere con qualsiasi elemento del piano di azione e altri argomenti che potrebbero non essere formalmente elencati nell'agenda.
Suggerimenti
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Usa lo stesso ordine del giorno per le successive riunioni del regista. I registi si abitueranno a osservare il formato dell'agenda e potranno facilmente visualizzare i dettagli e gli argomenti della riunione. Assicurati che i tuoi ordini del giorno siano chiari, abbiano molto spazio tra le righe e mostrino chiaramente lo scopo del documento e il motivo dell'incontro.
