Diciamo che sei un manager di un'azienda e che supervisioni diversi dipendenti. Volete che i dipendenti capiscano le loro mansioni lavorative perché dovete valutare annualmente le loro prestazioni lavorative. Decidi che li avrebbe aiutati se potessero vedere le responsabilità del lavoro in un diagramma di flusso. Spesso è più facile capire un processo se può essere visto in un'immagine o in un diagramma, oltre che in una narrazione.
Ottieni il software del diagramma di flusso o se preferisci farlo manualmente, ottieni un modello di diagramma di flusso con tutti i simboli del diagramma di flusso. Studia i simboli per capire cosa rappresentano, così li userai correttamente quando creerai il diagramma di flusso. Una volta capito, i simboli del diagramma di flusso che creano i diagrammi di flusso saranno facili.
Scrivi in ordine cronologico i passaggi di ciascun lavoro per ogni persona che supervisiona su fogli di carta separati. Chiedi a ciascun dipendente di esaminare i passaggi che hai elencato e di informarti di eventuali passaggi che potresti aver perso in modo da poterli aggiungere all'elenco e includerli nel diagramma di flusso.
Utilizzando il software del diagramma di flusso o il modello, creare un diagramma di flusso per ogni lavoro che si supervisiona. Incorporare ogni passaggio nel diagramma di flusso per ciascun lavoro descritto nel passaggio due. È sufficiente disegnare il simbolo applicabile per ogni fase del lavoro nell'ordine corretto e nell'area corretta in cui viene eseguita la fase.
Fornire la prima bozza del diagramma di flusso al dipendente che adempie a tali doveri e chiedere i suoi commenti sul diagramma di flusso. Invitali a identificare i passaggi che potresti aver perso o quelli che potresti avere nella sequenza sbagliata.
Ripristinare i diagrammi di flusso tenendo conto dei commenti implementando eventuali modifiche al diagramma di flusso ritenute necessarie. Se non si è d'accordo con il dipendente su eventuali commenti o modifiche al diagramma di flusso, discuterne con il dipendente e spiegare perché non si è d'accordo e dargli la possibilità di rispondere. Potrebbero sapere qualcosa che tu non hai o avere una visione o una prospettiva sul lavoro che tu non hai e una volta compreso il suo punto di vista potresti essere d'accordo con il loro cambiamento.
Dare ai dipendenti una copia del diagramma di flusso finito per il loro lavoro. Inoltre, per quei lavori che fanno parte di un processo potresti voler condividere gli altri diagrammi di flusso con tutti i dipendenti coinvolti in quel processo in modo che capiscano l'intero processo. Ciò faciliterà la formazione incrociata e consentirà ai dipendenti di essere parte di un processo più ampio e fondamentale per il business.
Inserire una copia dei diagrammi di flusso in un raccoglitore ad anelli per scopi di riferimento e formazione futuri.
