Un project manager tiene regolarmente riunioni con i membri interni del team di progetto per discutere i suoi progetti attuali. Inoltre, un project manager può facilitare gli incontri con gli stakeholder del progetto, la direzione esecutiva e i clienti per dare il via a un progetto e può tenere riunioni in corso per fornire aggiornamenti sui suoi progetti e rispondere a domande su tempistiche e budget. La preparazione per ogni riunione del progetto è fondamentale per sfruttare al meglio sia il tempo che quello dei partecipanti alla riunione.
Invita le persone appropriate alla riunione del progetto. Determina gli obiettivi che devi raggiungere durante la riunione in base agli invitati. Se si incontrano i membri del team di progetto, è possibile stabilire gli obiettivi per ottenere aggiornamenti di stato, risolvere problemi interni e far condividere ai membri del team informazioni sul progetto. Se l'incontro con parti interessate del progetto, dirigenti e clienti, il tuo obiettivo è quello di fornire aggiornamenti cardine generali e rispondere alle domande.
Sollecitare gli argomenti dell'agenda degli invitati diversi giorni prima dell'incontro. Anziché schivare una palla a sorpresa durante la riunione, chiedi domande e argomenti di discussione a chi è collegato al progetto. Ciò ti consentirà di preparare e invitare altri che possono sostenerti durante la riunione. Anticipare ciò che gli invitati vorranno ascoltare e discutere riguardo al progetto. Ad esempio, se si sa che i clienti desiderano discutere di materiale di marketing, ottenere aggiornamenti dal proprio dipartimento comunicazioni e invitare un rappresentante alla riunione.
Creare un programma formale per riunioni di progetto. Elencare i dettagli della riunione come il nome della riunione, la data, l'ora, il luogo e il numero della conferenza telefonica nella parte superiore della pagina. Elenca gli argomenti dell'agenda come lo stato delle pietre miliari del progetto; stato delle aree di attività funzionali come IT, marketing, legale e altri servizi competenti; budget del progetto; prossimi passi; e qualsiasi argomento suggerito da altri.
Invia a tutti gli invitati un invito alla riunione elettronica e un ordine del giorno. Includere un piano di progetto o un rapporto sullo stato per accompagnare la discussione sullo stato e sulla tempistica. Invia l'invito il prima possibile e segui l'ordine del giorno e gli allegati almeno uno o due giorni prima della riunione. Ciò consentirà ai tuoi invitati di rivedere i documenti e prepararli in anticipo.
Controlla la logistica della riunione, come le prenotazioni della sala conferenze e l'impostazione della sala diversi giorni prima della riunione. Verificare il numero di chiamata in conferenza e gli accessi alla riunione Web, a seconda dei casi, per assicurarsi che funzionino e siano di facile accesso. Poiché i partecipanti probabilmente lavorano su più attività, non si vuole perdere tempo a nessuno con numeri di telefono e collegamenti Web difettosi.
