Se sei preso al telefono da un collega o un cliente prolisso, ciò che avrebbe dovuto essere una telefonata rapida e semplice può portare via una grossa fetta della tua giornata. Piuttosto che provare a fare il multitasking mentre il chiamante va in giro, dovresti impiegare alcune tecniche discrete per terminare la chiamata il più rapidamente possibile senza sacrificare la cortesia o abbandonare l'etichetta di base. Una volta che ti sei occupato del business in questione, puoi effettuare un'uscita elegante e gentile dalla chiamata.
Concentrati sul problema in questione. Mantenere la conversazione centrata sullo scopo della chiamata ed evitare di andare alla deriva in chiacchiere. Se la persona con cui stai parlando inizia a deviare su un tema non correlato, riportalo gentilmente a questioni più rilevanti. Non aver paura di essere avanti quando lo fai. Se la persona con cui stai parlando si sposta su un altro argomento, riportalo dicendo "Ma riguardo a …" e menziona nuovamente il punto principale. Ciò consentirà al chiamante di sapere che l'argomento in questione è la cosa più importante. Ricorda anche che "non vuoi occuparti troppo del suo tempo". È un modo severo, ma educato, di tenere una telefonata in pista.
Poni domande a risposta chiusa in modo che non ci sia una deriva dall'argomento principale. Piuttosto che chiedere quale sia il momento giusto per incontrarsi, chiedi: "Le 10 saranno un buon momento per incontrarci?" Le domande chiuse avranno solo un numero impostato di risposte, due o tre al massimo, e questo manterrà la conversazione specifica al soggetto a portata di mano.
Riassumi la telefonata per assicurarti di aver preso cura di tutto. Ribadisci il problema e come viene gestito. Un rapido, "I'll tirare su quelle informazioni e ottenere un rapporto a voi per la fine della giornata", rafforza che tutto è stato curato.
Chiedi se c'è qualcos'altro che puoi fare per aiutare o qualsiasi altra questione sull'argomento che deve essere discusso. Ancora una volta, rafforza lo scopo della chiamata e non virare su altri argomenti. Usa frasi come "Quindi, questo risolve il tuo problema con la nota spese?" O "C'è qualcos'altro che posso includere in questo pacchetto per te?" Quando la tua chiamata raggiungerà la sua conclusione, la persona dall'altra parte probabilmente ammetterà che, no, non c'è nient'altro su quell'argomento da discutere.
Ringrazia il chiamante per il suo tempo o per la chiamata (a seconda di chi ha avviato la chiamata). Fagli sapere che seguirai in qualsiasi modo sia appropriato alla situazione. Utilizza una rapida "Buona giornata" o "Grazie per aver chiamato" per terminare la chiamata. Evitare lunghi saluti durante i quali si scambiano troppi convenevoli.
Suggerimenti
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Se sai che un determinato collega ha la tendenza a parlare troppo a lungo, invia un'e-mail ogni volta che è possibile per risolvere i problemi o porre domande.
