Gli strumenti di gestione del progetto sono dispositivi comuni per tenere traccia delle attività, delle scadenze e delle risorse su un progetto. Di solito sono strumenti visivi progettati per rappresentare gli obiettivi e le attività di un progetto, ad esempio i diagrammi di Gantt, o le responsabilità di coloro che lavorano nelle varie fasi di un progetto, come i diagrammi delle corsie.
Pro: Organizzazione
Gli strumenti di gestione del progetto ti aiutano a organizzarti dall'inizio del progetto. Identificando tutte le attività e la loro durata, risorse e persone responsabili, non devi mai chiederti cosa fare dopo o chi è il responsabile. I dettagli sono più facili da tracciare perché sono scritti e contrassegnati quando sono completi. Nel corso di un progetto, una migliore organizzazione aiuta a risparmiare tempo e stress ed evita il rimescolamento dell'ultimo minuto.
Pro: facilmente condivisibile
Gli strumenti di gestione del progetto di solito creano un documento che funge da "progetto a colpo d'occhio". Questo progetto è facilmente condivisibile con tutti coloro che lavorano sui suoi diversi componenti. Tutti conoscono lo stato delle attività che possono influire sul loro lavoro. Alcuni software consentono la modifica ad accesso aperto in modo che tutti possano vedere tutti i dettagli dello stato del progetto.
Con: Investimento nel tempo
Ci può essere un tempo significativo investito nell'apprendimento e nella creazione dello strumento iniziale di gestione del progetto di scelta per il progetto. Alcuni strumenti sono abbastanza facili da imparare, ma altri possono essere dettagliati e tecnici. Tutti i partecipanti al progetto devono imparare come interpretare lo strumento; qualcuno deve anche essere responsabile per l'apprendimento di come creare lo strumento. A volte, l'apprendimento di software specializzato può richiedere fino a quando si crea il documento stesso.
Con: manutenzione
Gli strumenti di gestione del progetto sono utili solo quando vengono aggiornati regolarmente. Il piano iniziale è prezioso, ma in realtà i progetti non vanno mai secondo i piani. Quando si verificano cambiamenti, come nuove attività o ritardi, il documento deve essere aggiornato di conseguenza. Qualcuno deve essere responsabile di questo compito regolare.
