I sistemi e le procedure sono vitali per il buon andamento di un'azienda. Secondo Michael Gerber, consulente aziendale e autore della migliore guida di business "The E-Myth", le aziende guidate dai sistemi risparmiano tempo, causano meno stress e fanno più soldi delle aziende guidate dalla parola e dalle istruzioni del proprietario. La creazione di procedure d'ufficio è un esercizio di logica e organizzazione, condotto al meglio in un ordine passo-passo.
Definire l'ambito della procedura, esattamente ciò che la procedura è destinata a realizzare. Sii ragionevolmente dettagliato, ma non eccessivamente. Ad esempio, è necessaria una procedura per la gestione della posta in arrivo diversa da una procedura per la gestione della posta in uscita. Non è necessaria una procedura diversa per posta indesiderata, fatture, riviste e posta personale. Queste sottocategorie possono essere incorporate nella stessa intestazione generale.
Definire chi è responsabile per assicurarsi che la procedura sia eseguita, comprese le scadenze o le linee temporali associate al processo. Il responsabile non deve farlo personalmente, ma deve verificare con il delegato assegnato per garantire il completamento e ispezionare la qualità. Questa definizione è meglio assegnata a un titolo piuttosto che a una persona, anche se sai chi farà il lavoro in questo momento.
Elencare le singole attività inerenti a questo processo. Mettili in ordine cronologico.
Scrivi una descrizione di ciascuna attività, compresi limiti di tempo ragionevoli, gli strumenti richiesti e le azioni di base necessarie. Includere uno "stato di completamento" - come appare l'attività al termine. Lo stato di completamento è di vitale importanza per l'ispezione del lavoro e la valutazione delle prestazioni dei dipendenti.
Annota le conseguenze di non riuscire a completare un'attività entro un determinato periodo di tempo. Ciò include l'azione disciplinare per il dipendente e un piano di emergenza per i problemi derivanti dall'errore.
