Avere online un manuale di procedure e procedure consente a qualsiasi dipendente di visualizzare le politiche e le procedure in qualsiasi momento senza doversi preoccupare degli aggiornamenti recenti. Il compute evita di stampare diverse copie di carta come necessario per i diversi reparti. Il primo passo è scrivere il manuale delle norme e delle procedure e il prossimo è creare un account gratuito con Google Docs, un'interfaccia basata sul Web che consente a un membro di caricare documenti e condividerli con altri. Quindi caricare il documento e impostare i livelli di autorizzazione di chi è in grado di visualizzare il documento.
Articoli di cui avrai bisogno
-
Software di elaborazione testi installato su PC
-
connessione internet
-
Indirizzo email
Apri un nuovo documento nell'applicazione software di elaborazione testi. Descrivere brevemente quali contenuti devono essere inclusi nel manuale delle politiche e delle procedure. È possibile suddividere il manuale per reparto e quindi per compito in ogni dipartimento. Assicurati di includere le informazioni di contatto per i membri del personale chiave responsabili di ciascun dipartimento. Formattare e correggere il documento. Salva il tuo lavoro.
Accedi a Internet e visita google.docs.com. Crea un account utilizzando un indirizzo email di lavoro designato con una password che contiene lettere e numeri. Controlla la tua email per l'e-mail di conferma da Google con le informazioni sul tuo nuovo account e fai clic sul link di conferma nell'email per completare la procedura dell'account.
Accedi al tuo account appena creato. Fai clic su "Carica documento" accanto alle opzioni di menu a sinistra. Apparirà una nuova finestra con due sezioni. La barra a sinistra mostra il desktop o i file sul disco rigido, a seconda di come è stato configurato. Usa le icone freccia nella parte superiore della finestra per navigare dove hai salvato la politica e il manuale della procedura. Fare clic sulla politica e sul file del manuale della procedura per farlo comparire nella casella "Nome file". Fai clic su "Apri". Google Documenti ti mostrerà una barra di stato quando il caricamento è completato.
Fare clic su "Indietro per gestire i documenti". Fare clic sulla casella di controllo vuota accanto al Manuale sulle procedure e le procedure appena caricato.
Fai clic su "Condividi documento" nella barra degli strumenti sopra il manuale. Si aprirà un'altra piccola casella in cui è possibile inserire gli indirizzi e-mail di coloro che si desidera avere l'autorizzazione per visualizzare o modificare il documento. A meno che il tuo supervisore non ti abbia detto diversamente, scegli "Visualizza" per adesso. Quando fai clic su "Invita", invierà una nuova email a quelli che hai elencato facendo sapere loro che c'è un nuovo documento che possono visualizzare. Ora disponi di un manuale online completo di procedure e procedure.
Suggerimenti
-
È possibile personalizzare le impostazioni giocando con i livelli di autorizzazione e notifica. Se lo desideri, Google Documenti può informare quelli che inviti ogni volta che viene apportata una modifica al documento. Ciò consente ai tuoi colleghi di sapere che è disponibile una versione aggiornata pronta per la visualizzazione. In alternativa, Google Documenti fornisce anche un link dalla pagina principale per condividere il tuo documento come un collegamento web permanente, che potrebbe rendere più facile la distribuzione a grandi quantità di persone e potrebbe eliminare il dover aggiornare i livelli di autorizzazioni su base giornaliera.
avvertimento
Non condividere la password di Google Documenti con nessuno a cui non desideri avere accesso per apportare modifiche all'account.
