Un sistema di numerazione per politiche e procedure assiste gli utenti nella navigazione attraverso un manuale cartaceo o online. Un sistema standardizzato fornisce un'organizzazione logica e garantisce che l'utente possa trovare le informazioni senza dover eseguire la scansione di ogni pagina e intestazione. L'organizzazione dipartimentale e un sistema di numerazione numerica o alfanumerica sono metodi semplici ma efficaci per garantire che una politica o una procedura possano avere solo una possibile posizione nel manuale.
Layout della politica e numerazione delle pagine
Organizzare le politiche in ordine alfabetico, includendo ciascuna come capitolo separato e numerare ciascun capitolo utilizzando un numero composto, ad esempio 1.0 e 2.0. Ad esempio, se la politica del dipartimento risorse umane occupa il capitolo cinque, utilizzare "5.0 - Risorse umane" come intestazione del capitolo. Numera le pagine all'interno di ciascun capitolo in ordine sequenziale, non in ordine sequenziale dall'inizio alla fine del manuale.
Numerazione per le procedure
Creare numeri per le procedure aggiungendo numeri di capitolo. Ad esempio, se "5.0 - Risorse umane" include sei procedure, numera queste da 5.1 a 5.6 e includi il nome di ciascuna procedura. Utilizzare indentazione, lettere minuscole e numeri romani minuscoli per identificare fasi e sottofasi all'interno di ciascuna procedura. Ad esempio, se le procedure di risoluzione occupano la posizione 5.2, utilizzare le lettere "a, b e c" per identificare le fasi di chiusura di un dipendente. Se uno di questi passaggi include sottomasi, identificarli utilizzando numeri romani in minuscolo come "i, ii, iii".
Considerazioni sul sistema di numerazione
Anche se un buon sistema di numerazione consente revisioni, non è del tutto infallibile per quanto riguarda le aggiunte. Se è possibile, assemblare il manuale e creare il sistema di numerazione solo dopo aver completato la creazione di tutte le politiche e le procedure necessarie. Altrimenti, dovrai aggiungere nuove policy alla fine del manuale o ri-numerare tutto per mantenere l'ordine alfabetico.
