Chiunque abbia lavorato per un'azienda ha familiarità con i manuali delle politiche e delle procedure e i loro cugini più brevi e concisi, i manuali dei dipendenti. I manuali delle politiche e delle procedure hanno due scopi: soddisfare i requisiti legali come le assunzioni e le questioni ambientali e articolare la missione e la visione di un'azienda attraverso linee guida dettagliate e ponderate. Una politica delinea ciò che un'azienda vuole che i dipendenti facciano per raggiungere gli obiettivi organizzativi e le procedure descrivono in dettaglio come realizzare tali politiche. Idealmente, un'azienda seguirà una formula semplice: stabilire dichiarazioni di missione e visione, sviluppare obiettivi strategici, creare politiche di supporto e produrre procedure tattiche per attuare le politiche.
Articoli di cui avrai bisogno
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Leggi applicabili
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Contratti collettivi di lavoro, se del caso
Sviluppa un processo e struttura e riunisci un team (se non sei l'unico condotto del progetto). Decidere le responsabilità dei membri del team, inclusi ricerca, scrittura, questioni legali, meccanismi di approvazione e metodi di produzione. Sebbene la maggior parte delle aziende fornisca letteratura dei dipendenti in formato elettronico, è anche necessario stampare copie cartacee. Determina i leader di squadra e i contatti per ogni fase del processo. Condurre una riunione organizzativa per decidere come il manuale fluirà fisicamente, capitolo per capitolo e passo dopo passo.
Affrontare gli aspetti legali del manuale. Includere passaggi che affrontano le pari opportunità, le molestie sessuali, la discriminazione e i test antidroga. Assicurarsi che nessuna formulazione nel manuale violi le leggi esistenti o contraddica un contratto di lavoro. Stabilire un contatto legale aziendale per esaminare e approvare il manuale per questioni legali. La negligenza e gli illeciti sono le preoccupazioni legali più comuni per le aziende e le istruzioni e i manuali delle procedure sono legalmente vincolanti per le società. La maggior parte delle violazioni da parte delle aziende non è intenzionale, ma se i manuali sono mal formulati, ignorati o non spiegano chiaramente le conseguenze delle azioni dei dipendenti, possono sorgere problemi legali.
Includere le dichiarazioni di missione e visione dell'azienda e la sua storia. Spiegare come le politiche e le procedure servono a sostenere e rafforzare i valori delineati.
Scrivi dei benefici. Includere questioni di prestazioni mandate come la sicurezza sociale, sussidi di disoccupazione, indennità per i lavoratori, considerazioni militari (obbligo di riserva, ad esempio) e congedi familiari. Traccia inoltre i benefici non obbligatori come le ferie, gli straordinari, i tempi di computazione, le polizze di assicurazione, i piani di maturazione e di pensionamento (comprese eventuali disposizioni 401k), i periodi sabbatici e le assenze.
Sviluppare e mantenere un tono di scrittura positivo. Stabilire parametri entro i quali i dipendenti possono raggiungere con successo i loro obiettivi. Evita, quando possibile, un linguaggio proscriptive. Dire costantemente agli impiegati che cosa non possono fare o non dovrebbero fare crea tensione, specialmente quando le cose da fare e da non fare vietano comportamenti facilmente riconoscibili.
Creare una bozza e rivedere, correggere e modificare, quindi rivedere, correggere e modificare nuovamente.
Invia la bozza attraverso il processo di approvazione. Chiedi a un paio di dipendenti non membri del team di leggere il manuale per il loro contributo.
Apportare modifiche al manuale dopo il processo di approvazione e ottenere l'approvazione finale se necessario. Preparare il manuale per la produzione. Seleziona grafica o foto e formatta il manuale.
Produrre il manuale, sia in formato cartaceo che elettronico. Assicurati di aver identificato un "gatekeeper" per eventuali modifiche future.
Suggerimenti
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Un manuale per i dipendenti dovrebbe essere una breve introduzione alla tua azienda, con un benvenuto, informazioni di orientamento e brevi discussioni su regole, aspettative e benefici. Sarà probabilmente la prima cosa che i dipendenti leggono (prima del manuale di policy e procedure) e non dovrebbe imitare il manuale in termini di tono o dettaglio.
avvertimento
Se i dipendenti della tua azienda sono rappresentati da un sindacato, il contratto collettivo in atto spesso servirà da base per la maggior parte delle politiche e delle procedure. Fai attenzione a non contraddire gli accordi sindacali con le politiche e le procedure.
