Un pagamento in eccesso a un dipendente è generalmente il risultato di un errore nel calcolo delle buste paga. Come datore di lavoro, può verificarsi un pagamento in eccesso se si paga al dipendente più ore o stipendio di quello a cui ha diritto o se non si effettua una deduzione obbligatoria o volontaria. In entrambi i casi, puoi correggere la situazione.
Consultare la legge dello Stato
Nel momento in cui scopri l'errore, consulta il dipartimento del lavoro statale per le sue procedure per la riscossione delle retribuzioni pagate in eccesso. Molti stati ti consentono di effettuare tali detrazioni tramite la detrazione del libro paga. A seconda dell'importo dovuto, è possibile trattenere la retribuzione su una serie di buste paga come somma forfettaria. La legge statale limita generalmente l'importo che puoi trattenere entro un periodo di pagamento. Si noti che oltre alle detrazioni obbligatorie, lo stato potrebbe non consentirvi di effettuare alcuna detrazione dalla retribuzione di un dipendente senza il suo consenso scritto. Inoltre, lo stato può proibirti di effettuare la detrazione se fa cadere il reddito del dipendente al di sotto del salario minimo richiesto.
Notifica di rimborso
La riscossione del rimborso tramite la detrazione del libro paga può essere conveniente per il dipendente, in particolare se ha commesso l'errore e il dipendente ha già speso il pagamento in eccesso. Se si scopre l'errore poco dopo aver pagato il dipendente e lo si informa prontamente, il dipendente può essere in grado di pagare immediatamente il pagamento in eccesso. Se stai raccogliendo il pagamento in eccesso tramite deduzione del libro paga, comunica per iscritto al dipendente la situazione e includi i dettagli del pagamento in eccesso, come quando si è verificato il pagamento in eccesso, l'importo, quando si verificherà la detrazione del libro paga e la detrazione. Offri al dipendente altre opzioni di metodo di pagamento, come assegni personali, vaglia o contanti. Se il consenso scritto del dipendente è necessario per effettuare la detrazione e il dipendente rifiuta, puoi tentare di recuperare il pagamento in eccesso presentando una causa in tribunale contro il dipendente.
Regolazioni del libro paga
Quando raccogli il pagamento in eccesso, devi anche modificare di conseguenza i record del libro paga del dipendente. Ad esempio, se paghi uno stipendio pagato in eccesso di $ 200 per un particolare periodo di pagamento, effettua la rettifica in senso negativo in modo che venga sottratto alle entrate da inizio anno del dipendente e il suo W-2 sia corretto ai fini fiscali. Quando hai pagato in eccesso il dipendente, anche le tasse e le detrazioni associate all'ammontare pagato in eccesso vengono detratte dalla sua retribuzione. Il software del libro paga regola automaticamente i dati del libro paga del dipendente quando si immette il pagamento in eccesso come negativo. Se non si utilizza il software del libro paga, calcolare manualmente la differenza tra le sue deduzioni originali e quello che avrebbero dovuto essere. La differenza è l'importo delle detrazioni pagate in eccesso. Quando si sottrae lo stipendio strapagato dalla retribuzione del dipendente, riduce il suo reddito totale e regola le sue detrazioni riducendo gli importi. Se il pagamento in eccesso è dovuto a una detrazione che non è stata presa affatto, rettifica la detrazione come positiva in modo che venga detratta dal suo reddito.
Sovrapprezzo dell'imposta di disoccupazione
Dovete pagare la tassa federale di disoccupazione e la tassa statale di disoccupazione fino a un certo importo ogni anno su tutti i dipendenti a cui si paga lo stipendio. Quando si paga più del dovuto a un dipendente e non si è raggiunto il limite salariale annuale, ciò potrebbe comportare il pagamento eccessivo delle imposte federali e statali sulla disoccupazione. In questo caso, segnalare l'eccedenza dell'imposta federale di disoccupazione all'Internal Revenue Service e dichiarare l'eccedenza dell'imposta di disoccupazione all'agenzia statale di gestione in modo da poter ricevere il credito per il pagamento in eccesso.
