Un libro mastro paga contiene informazioni relative alle retribuzioni corrisposte ai dipendenti. Le informazioni sono spesso per un singolo periodo contabile. Le aziende dovranno creare una contabilità generale specifica per le informazioni sui salari. Un altro nome per questo libro mastro può essere un giornale dei salari. Il diario può contenere più informazioni di un libro mastro tradizionale. Ogni account contiene informazioni relative a salari, stipendi, benefici, imposte sui salari e altre informazioni. Le aziende in genere devono impostare conti di spesa e di responsabilità.
Creare conti di gestione delle buste paga. Questi sono account di contabilità generale di primo livello che controllano ciascun account al di sotto di esso. Un numero di conto di controllo può essere 200500 per debiti e 600500 per spese.
Utilizzare numeri di conto diversi per salari e stipendi. I conti delle retribuzioni dovrebbero contenere informazioni per i dipendenti retribuiti ogni ora. I conti salari dovrebbero essere espressamente destinati ai costi fissi del lavoro. Il numero di conto dovrebbe iniziare a 200501 e 600501 (debiti e spese), continuando in questo modo per ogni conto necessario.
Elencare ogni imposta sui salari separatamente sulla contabilità generale. Le imposte sui salari comprendono federale, statale, previdenziale, assistenza sanitaria statale e disoccupazione. Creare un conto spese per la parte del datore di lavoro e un conto di debiti corrispondenti per ciascuna imposta.
Registrare le voci del libro paga per competenza. Ad esempio, preparare il libro paga alla fine di ogni periodo di gestione delle retribuzioni di due settimane. Pubblica le informazioni nei conti di spesa e di pagamento corrispondenti.
Limita l'accesso al libro paga ai contabili senior. Questi individui dovrebbero essere gli unici che hanno accesso al libro mastro per apportare modifiche.
