Un libro mastro generale è un file o un libro in cui un'azienda registra tutte le sue transazioni finanziarie. All'inizio di ogni anno fiscale, viene avviato un nuovo libro mastro generale con un bilancio di apertura. Durante quell'anno, il contabile o contabile entrerà in ogni transazione, separata in account assegnati. In genere ciò avviene utilizzando i codici account assegnati dall'azienda. Non solo un libro mastro generale aiuta un business track in cui i soldi sono andati, ma aiuta anche a prevedere ciò che sarà necessario nel prossimo anno fiscale.
Nella prima cella del foglio di calcolo o nello spazio in alto a sinistra nel libro mastro cartaceo, inserisci "Codice G / L". Qui è dove verranno inseriti i codici account di contabilità generale. Ogni codice account viene assegnato a un particolare reparto o categoria, ad esempio forniture per ufficio, spese di spedizione o servizi legali.
Nella seconda cella del foglio di calcolo o nel secondo spazio nella prima riga del libro mastro, immettere "Data fattura". In questa colonna, la persona responsabile inserirà la data in cui si è verificato il credito o l'addebito. Inserire "Numero fattura" nella seguente cella.
Nelle tre celle o spazi successivi, inserisci "Richiesto da", "Quantità di assegni" e "Pagato a". La persona responsabile del mantenimento del libro mastro entrerà chi ha richiesto un assegno, per quanto e a chi è stato intestato. Nella cella o nello spazio seguenti, inserisci "Scopo" per consentire una descrizione dettagliata della spesa.
Nello spazio della cella finale o del libro mastro nella prima riga, inserisci "Saldo". Inserisci il saldo iniziale dell'anno fiscale nella prima cella di questa colonna sotto l'intestazione.
Inserisci una formula per inserire automaticamente il saldo residuo nella colonna "Saldo", se si utilizza un programma per fogli di calcolo come Microsoft Excel. La sintassi per questa formula sarà "= Last Balance - Amount of check". Se si utilizza un libro mastro cartaceo, la bilancia dovrà essere calcolata manualmente.
Suggerimenti
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Se l'azienda utilizza più account secondari con un codice G / L, come i codici per gli articoli di ufficio addebitati a reparti specifici, utilizzare diverse schede del foglio di lavoro o pagine contabili per ciascun reparto utilizzando il saldo del budget di ciascun reparto.
