Ci sono diverse ragioni per cui un dipendente potrebbe aver bisogno di prove che lei lavori per te. Di solito, è perché qualcuno - un padrone di casa, per esempio - vuole la conferma che il tuo dipendente ha un lavoro e un reddito costante. I dipendenti stranieri potrebbero aver bisogno di una lettera di verifica per ottenere un visto. Scrivere la lettera non è complicato, purché si presti attenzione a non rivelare informazioni riservate.
Modelli e moduli
Controlla se il tuo dipartimento risorse umane ha un modello standardizzato per le lettere di verifica. È una pratica comune, in particolare per le grandi aziende. Il modello rende più veloce la fine dello scrittore e HR non deve preoccuparsi della lettera che dice qualcosa di sbagliato. Se la lettera deve qualificare il dipendente per alcuni tipi di benefici governativi, l'agenzia coinvolta potrebbe avere un modulo standardizzato. Spetta al dipendente portare il modulo, dopodiché lo compili.
Keep It Formal
Una lettera di verifica non è amichevole e non è una scrittura creativa. È un business puro, quindi spediscilo sulla carta intestata della tua azienda, scritto nel formato standard aziendale. Firma come qualsiasi altra lettera commerciale. Una riga dell'oggetto - "Verifica dell'occupazione per Jane Doe" - consente al destinatario di conoscere l'argomento. Il testo è dove dici al destinatario che Jane Doe lavora davvero per te, e qual è il suo stipendio, se necessario. Quando scrivi all'immigrazione, potresti anche dover includere dettagli su quanto tempo ha lavorato per te e quali sono le sue mansioni lavorative.
Segui le regole
Rivolgersi al reparto risorse umane non solo sui modelli disponibili, ma sulle procedure che richiede di seguire. Potrebbe essere una regola aziendale, ad esempio, che prima di inviare a qualcuno le informazioni sui dipendenti, il dipendente deve autorizzarlo per iscritto. Configura la lettera in base ai fatti che ti vengono chiesti: se la lettera non richiede informazioni sullo stipendio, non fornire nulla. Evita commenti fuori mano sulla personalità o sulle prestazioni di un dipendente che potrebbero tornare a morderti.
Cose da tenere d'occhio
Le lettere di verifica suonano di routine, ma decisioni importanti: il tuo dipendente riceve un appartamento o una polizza assicurativa? - potrebbe dipendere da loro. Non solo buttare via le risposte: prima di metterle su carta, informati sulle date di lavoro o sullo stipendio dai documenti della tua azienda. (Correggi la lettera prima di inviarla, o chiedi alle Risorse umane di farlo. Screpolare $ 50.000 quando lo stipendio del tuo dipendente è $ 60.000 potrebbe influire sul fatto che lei ottenga l'appartamento.
