Ogni volta che qualcuno si candida per un posto di lavoro, un prestito o un affitto, può aspettarsi che il loro status professionale venga verificato dal potenziale datore di lavoro, prestatore o proprietario. L'invio di una lettera di richiesta per un certificato di lavoro fornisce una piattaforma per consentire al destinatario di rispondere con informazioni veritiere e fornite in buona fede e consente inoltre di personalizzare la richiesta. Ad esempio, un proprietario potrebbe dover solo verificare l'occupazione di un potenziale inquilino e gli stipendi attuali, un prestatore potrebbe essere interessato a futuri incrementi salariali e un potenziale datore di lavoro potrebbe richiedere informazioni più approfondite sulle date di assunzione, posizione e retribuzione del candidato.
Ottieni consensi e informazioni importanti
Per prima cosa è necessario ottenere il consenso scritto dal richiedente in quanto la maggior parte delle aziende non rilascerà informazioni su un dipendente in corso o precedente senza autorizzazione scritta. Un modo per farlo è far firmare al richiedente un modulo di autorizzazione. Un altro modo è quello di integrare una sezione di consenso nella lettera di richiesta del certificato di lavoro. Dovresti chiedere al richiedente di fornire il nome e l'indirizzo postale corretti per il destinatario. Queste informazioni possono variare notevolmente a seconda del datore di lavoro. Ad esempio, il contatto potrebbe essere il dipartimento delle risorse umane di una grande azienda o il titolare dell'azienda in una società più piccola.
Usa il formato Lettera commerciale
Alcuni datori di lavoro utilizzano un modulo standard per le richieste di verifica dell'occupazione. Tuttavia, altri lasciano il formato e la verbosità della richiesta. Se stai scrivendo la lettera senza una guida ufficiale, utilizza un formato lettera commerciale standard e mantieni la richiesta a breve termine.
Andare dritto al punto
Utilizzare il paragrafo di apertura della lettera per indicare lo scopo della lettera e il consenso di indirizzo. Ad esempio, apri con una dichiarazione come "Sto inviando una richiesta per la verifica dell'occupazione". Segui questo facendo riferimento all'allegato di consenso completato. In alternativa, inserire due righe poco prima del saluto in cui il richiedente fornisce il consenso scritto. Una semplice affermazione come "Autorizzo il rilascio delle mie informazioni sull'occupazione a (la società o l'individuo)", seguita dalla firma del richiedente su una riga separata è sufficiente.
Specifica i tuoi requisiti di verifica
Quindi, specificare le informazioni richieste nel secondo paragrafo utilizzando un formato elenco o punto elenco. Sebbene i requisiti specifici in questa sezione varieranno in base alle tue esigenze e se stai contattando un datore di lavoro attuale o precedente, questo include comunemente:
- Il nome completo del richiedente
- Posto di lavoro
- Date di impiego
- Tasso di paga o stipendio annuale
- Per un dipendente in servizio, chiedi al datore di lavoro di indicare se la posizione è temporanea o permanente
- Anche per un dipendente in servizio, chiedere al datore di lavoro di indicare se si prevede che la retribuzione del richiedente rimanga invariata o che cambi nei 12 mesi successivi
Fine della lettera
Dopo aver specificato i requisiti di verifica, fornire il proprio nome e le informazioni di contatto nel terzo paragrafo. Ciò consente all'azienda di contattarti se è necessario che ti parli al telefono. Aggiungi una chiusura alla lettera come "Cordialmente" o "Rispettosamente". Infine, chiudi la lettera stampando e firmando il tuo nome e inserendo la data della richiesta.
