Nella contabilità per competenza, i ricavi sono abbinati alle spese utilizzate per generarli e sono registrati quando sono incorsi indipendentemente dal momento in cui viene scambiato il denaro. Ciò comporta la necessità di una contabilità a partita doppia in cui ogni transazione ha almeno un credito e un debito nei libri. Le voci fatte in questo sistema sono chiamate voci del diario. Per registrare il pagamento di una fattura in contabilità, è necessario comprendere in che modo la transazione influisce sui diversi account della propria organizzazione.
Nozioni di base sulla contabilità a partita doppia
La contabilità in partita doppia si basa sulla premessa che le attività saranno sempre pari alle passività più il capitale netto dell'attività. Le attività possono comprendere disponibilità liquide e mezzi equivalenti, edifici, attrezzature, investimenti e altro ancora. Le passività sono le somme dovute dall'azienda, come i saldi con i fornitori, i saldi dei crediti, i saldi revolving e persino i pagamenti delle liquidazioni. Il patrimonio netto dell'azienda è la differenza tra le attività e le passività ed è influenzato da ricavi e spese.
I ricavi aumentano il capitale e le spese diminuiscono. Equità negativa significa che la tua azienda deve molto più di quanto possiede. Nella contabilità a partita doppia, i conti sono tenuti in un saldo in cui i debiti sono sempre pari a crediti. I saldi normali per i conti delle attività sono debiti. I saldi normali per passività e capitale netto sono crediti. Poiché le entrate aumentano il capitale, il suo saldo normale è anche un credito mentre le spese sono a debito. In questo modo, l'equazione rimane equilibrata.
Comprensione della funzione Contabilità fornitori
Per registrare il pagamento di una fattura, è necessario aver già inserito la fattura nei propri registri contabili. Lo farai con l'account di contabilità fornitori, che rappresenta gli importi che la tua azienda deve alle altre parti dalle normali operazioni commerciali. Ad esempio, potresti aver ricevuto una fattura o una fattura dall'acquisizione di una risorsa o dall'incorrere di una spesa. Registreresti il conto quando lo hai ricevuto come conto da pagare, anche se la data finale per il pagamento non scade per altri 15, 30 o 60 giorni.
Esempi di come journalizzare pagando un conto in contabilità
Supponete di ricevere una fattura per l'acquisto di $ 50.000 di merce che rivenderete. Questa merce è l'inventario, una risorsa della tua attività. Registrerai questa fattura come addebito sull'inventario e un credito sul conto da pagare.
Ricevi la bolletta elettrica di questo mese per un importo di $ 850. L'elettricità è una spesa. Si addebiterà il conto spese delle utenze e i conti di credito da pagare.
Quando il conto o la fattura sono pagati, influenzerà i conti da pagare e il contante. Poiché stai riducendo la responsabilità dei conti da pagare, è il lato di debito della transazione. Stai riducendo la liquidità, quindi stai andando ad accreditare denaro contante. Nell'esempio seguente, supponiamo di emettere pagamenti per entrambe le fatture nelle voci di diario precedenti.
In breve, si registra la fattura o la fattura addebitando un bene o un conto spese e accreditando gli importi pagabili. Quando paghi il conto, addebiti i conti da pagare e il contante del credito.
