Scrivere una lettera a un dignitario può essere una questione molto complicata. Devi colpire solo il giusto tono di rispetto senza servili. Inoltre, è necessario conoscere il saluto appropriato da utilizzare e assicurarsi che il titolo della persona sia corretto nella lettera e sulla busta. Non tutti i dignitari di pari rango sono trattati allo stesso modo. Ad esempio, il presidente di una repubblica è indicato come "Eccellenza" nel saluto, mentre il presidente degli Stati Uniti è indicato come "Signor Presidente".
Ricerca il titolo del destinatario. Lei è un senatore statale, un rappresentante o qualcos'altro? Non vuoi essere sbagliato, perché questo ti renderà disinformato e ridurrà la tua credibilità.
Inizia la lettera digitando il tuo indirizzo ma non il tuo nome. Salta una riga e digita la data completa. Salta una riga aggiuntiva e digita l'indirizzo ufficiale del dignitario e il suo indirizzo fisico. Ad esempio, se scrivessi alla regina d'Inghilterra, scriveresti: "Sua Maestà la Regina", seguita dall'indirizzo della sua casa. A partire dal 2011, il monarca costituzionale è la regina Elisabetta II. Il suo nome è in realtà Elizabeth Alexandra Mary, ma non è mai il modo in cui è indirizzata.
Inizia il saluto. Spesso questo è diverso dall'indirizzo. Ad esempio, se scrivessi alla regina d'Inghilterra, useresti "Madam" o "Possa piacere a Vostra Maestà". Segui entrambi con due punti.
Scrivi il corpo della tua lettera. Prestare attenzione a mantenere un tono rispettoso in tutto. Che tu sia o meno un soggetto o un cittadino sotto il regno o il termine del dignitario, trattalo con il rispetto appropriato per la posizione.
Termina la lettera con la dichiarazione di chiusura che corrisponde al titolo del dignitario. Per la regina, un soggetto dovrebbe firmare con "Ho onorato di rimanere, signora, il soggetto più umile e obbediente di Vostra Maestà", seguito dal nome completo dattilografato del soggetto e dalla firma sopra. Tuttavia, per il presidente degli Stati Uniti, è necessario solo scrivere "Rispettosamente", seguito dal nome e dalla firma digitati. Quando scrivi a un ex presidente, "sinceramente" è sufficiente.
Indirizzare la busta usando lo stesso indirizzo formale che appare nella lettera. Ad esempio, per un ex presidente degli Stati Uniti, scrivere "Honorable (Name)", seguito dall'indirizzo fisico. Per la regina d'Inghilterra, devi digitare "Sua Maestà la Regina", seguito dall'indirizzo fisico.
