Non fare affidamento sulle telefonate per ottenere i risultati di cui hai bisogno. Quando si parla al telefono con il servizio clienti, le compagnie assicurative, le aziende o chiunque altro su un argomento importante, è necessario fornire una lettera di conferma per creare una registrazione scritta per uso futuro.
Articoli di cui avrai bisogno
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elaboratore di testi
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carta
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Busta
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francobollo
Una lettera di conferma è un modo per fare una registrazione scritta di una conversazione telefonica che può essere utilizzata in un secondo momento per dimostrare ciò che è stato discusso. La lettera di conferma realizza tre cose: 1) aiuta le parti a tenere traccia delle responsabilità; 2) dice al destinatario che la conversazione non sarà dimenticata; e 3) possono essere utilizzati come prova in procedimenti giudiziari per dimostrare la tua versione degli eventi.
Pianifica la tua lettera prima della conversazione telefonica creando una lista di cose da discutere. Per ogni argomento di discussione, determinare chi è responsabile e quando sarà completato l'articolo. Se ci sono delle contingenze, identificale.
Dopo la conversazione telefonica, inizia a scrivere la tua lettera. Includere una data, il destinatario e una riga dell'oggetto. Scrivi la lettera in modo chiaro e conciso. La lettera dovrebbe essere reale e accurata. Lasciare commenti, speculazioni ed emozioni. Come regola generale, non utilizzare punti esclamativi. Non cercare di intimidire o prepotente. Ricorda, la lettera potrebbe finire per essere letta da un giudice o da una giuria, e tu non vuoi presentarti come odioso o irragionevole.
Inizia la lettera con "Questa lettera è per confermare la nostra conversazione telefonica il data riguardo ___. "Descrivi con precisione ciò che è stato discusso specificando chi ha detto cosa. Assicurati di includere tutte le informazioni importanti, inclusi chi è responsabile dell'elemento dell'azione, quando deve essere completato e qualsiasi eventualità. Concludere la lettera con" Please informatemi per iscritto il più presto possibile se tutto quanto sopra descritto è impreciso. "Quindi firmare la lettera.
Assicurati di creare e conservare una copia della lettera firmata, quindi spediscila. Se l'oggetto della lettera è critico e hai motivo di ritenere che il destinatario possa rifiutare la ricezione della lettera, invia la lettera tramite posta elettronica certificata. Se si dispone dell'indirizzo e-mail del destinatario, l'e-mail è a posto.
