Quando hai accettato il tuo lavoro, il dipartimento delle risorse umane o il tuo supervisore hanno discusso il tuo programma, e probabilmente hai accettato le ore che hanno offerto. Al momento in cui hai accettato il programma, probabilmente non avevi modo di sapere che le tue circostanze sarebbero cambiate o che semplicemente non saresti stato in grado di metterti al lavoro nel momento in cui hai accettato. Se sei stato continuamente in ritardo o se le tue circostanze personali richiedono che ti riferisca a lavorare in un secondo momento, è una buona idea chiedere al supervisore per iscritto un orario di inizio successivo. L'invio di una richiesta scritta crea una registrazione formale della richiesta nel caso in cui la richiesta venga respinta o se la pianificazione cambia e ne è richiesta la prova.
Utilizzare il formato lettera formale per la lettera di autorizzazione tardiva
Poiché si tratta di una richiesta formale, comporre la richiesta scritta nel formato corretto della lettera commerciale. La corrispondenza commerciale di solito è in formato di blocco, il che significa che i paragrafi sono a filo con il margine sinistro; non indentare paragrafi. Anche la data della lettera, il nome e l'indirizzo del destinatario, la riga dell'oggetto, il corpo e il saluto di chiusura sono a filo con il margine sinistro. La riga dell'oggetto deve includere il nome, la posizione e il numero del dipendente se è diversa dal numero di previdenza sociale - per motivi di sicurezza, non includere la previdenza sociale in una lettera che potrebbe atterrare sulla scrivania di qualcuno che non ha bisogno di conoscerlo. Inoltre, usa la carta bianca o grigiastro per la tua lettera, un font come Times New Roman o Calibri e firma il tuo nome in inchiostro prima di fornire il tuo supervisore e il dipartimento delle risorse umane con le loro copie.
Se il tuo ufficio è in gran parte privo di supporti cartacei e viene comunicato tramite e-mail, puoi invece preparare un'e-mail in arrivo in ritardo. Mantieni la lingua formale o prepara la tua richiesta come lettera e allega invece un'email.
Indirizza direttamente la tua richiesta
Invece del lettore che ha bisogno di eseguire la scansione dell'intera lettera prima che arrivi alla tua richiesta effettiva, specifica la richiesta nel primo paragrafo della tua lettera. Ad esempio, è possibile scrivere: "Ho iniziato a lavorare nel reparto acquisti come agente di livello base, il 14 giugno 2013, e il 14 giugno 2018 è stato promosso a senior buyer agent. fino alle 17, dal lunedì al venerdì Lo scopo di questa lettera è di richiedere un cambio di programma in modo che i miei orari diventino 9 fino alle 18:00"
Non essere in ritardo
Inquadra la tua richiesta in un tono positivo ed evita di usare la parola "in ritardo". Se richiedi un cambio di programma permanente, stai chiedendo orari diversi, non il permesso di essere in ritardo ogni giorno. E non stai richiedendo che il tuo supervisore riduca il tuo orario di lavoro per il periodo di tempo in cui sei in ritardo al lavoro. Se la tua richiesta è per un periodo limitato, indica che affermando: "Lo scopo di questa lettera è di richiedere un cambio di programma in modo che, dal 1 aprile al 30 aprile inserire l'anno, le mie ore diventino 9:00 fino alle 18:00".
Dare una ragione onesta
Anche se è una buona pratica essere onesti con il tuo datore di lavoro, se stai chiedendo di venire tra un'ora perché non sei una persona mattiniera e non riesci a farlo in tempo, potresti voler riconsiderare che una base ragionevole per la tua richiesta. Ma se la tua ragione è che hai degli obblighi personali o familiari che potrebbero essere meglio serviti se hai più tempo per andare al lavoro, indicalo. Non devi essere troppo personale; ad esempio, prendere in consegna il tuo bambino dall'asilo o dal carpooling con il tuo coniuge, sembra essere una base ragionevole per la richiesta. Tu sei il giudice, tuttavia, in base a ciò che il tuo rapporto è con il tuo supervisore o manager, e se effettivamente hanno bisogno di sapere il motivo specifico per cui vuoi cambiare il programma.
Ne vale la pena per il datore di lavoro
Se la tua richiesta è dovuta al fatto che sei stato continuamente in ritardo e ritieni che arrivare un'ora dopo il normale orario di lavoro ti aiuterà a presentarti al lavoro in orario, sii sincero riguardo alle tue sfide con il tempo di lavoro. Suggerisci che la tua partecipazione potrebbe migliorare in modo significativo se hai avuto un programma diverso. Questo è un modo per affrontare un aspetto del tuo rendimento lavorativo e puoi menzionare nella tua lettera che stai cercando di essere proattivo per migliorare le tue prestazioni affrontando l'area problematica di presenza. Ad esempio, potresti iniziare la frase, "Penso che i nuovi orari di lavoro avrebbero i seguenti effetti positivi sul business …"
Fornire assicurazioni
Potresti sentire la necessità di assicurare al supervisore che il cambio di programma non influirà negativamente sulle operazioni del reparto o sulla capacità di gestire il carico di lavoro. Forse hai rintracciato le chiamate dei clienti che ricevi e noti che praticamente tutti i tuoi clienti chiamano dopo le 9:00, quindi puoi aggiungere alla tua lettera che hai monitorato i picchi nelle chiamate dei clienti e che il cambio di programma può avvantaggiare l'organizzazione. Nella tua lettera, puoi anche dichiarare che non prevedi sfide per portare a termine tutte le tue attività assegnate, il che ti dà ulteriore sicurezza che hai riflettuto su questo e sei certo che il cambio di programma non causerà problemi.
Azione supplementare
L'ultimo paragrafo della tua lettera per il ritardo in ufficio dovrebbe rideterminare la tua richiesta, e se il cambio di programma è permanente, suggerisci la data in cui vuoi che la modifica abbia effetto. Chiedi se ci sono documenti aggiuntivi da completare per implementare la modifica del programma. Ciò impone al reparto risorse umane o al proprio supervisore di darvi una risposta, almeno sui documenti. Inoltre, se scritto in questo modo sembra più positivo di una lettera che suggerisce che non sei sicuro che la richiesta verrà approvata. Ringrazia il dipartimento Risorse umane e il supervisore per la loro considerazione e fagli sapere quando seguirai per ottenere l'approvazione.
