Pertanto, hai ricevuto un ordine e inviato al cliente il prodotto o il servizio che hanno richiesto. Congratulazioni! Successivamente, è necessario far pagare il cliente. Il processo di raccolta di denaro inizia con una fattura inviata al cliente che mostra l'importo dovuto e le condizioni di pagamento. La preparazione di una fattura crea un credito cliente.Questa è una cosa di valore per il tuo business, in cima alla lista delle tue attività in quanto facilmente converti in denaro.
Suggerimenti
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In termini contabili, la preparazione di una fattura crea un credito. Non appena viene pagato, la fattura diventa contanti.
Definizione fattura di vendita
Una fattura di vendita è un documento commerciale che viene preparato ogni volta che è necessario richiedere il pagamento da un cliente per beni o servizi forniti. La fattura contiene dettagli importanti come il prodotto, la quantità, il prezzo e le condizioni di pagamento, come i dettagli bancari della società. Per quanto riguarda i documenti, è uno dei più facili da creare ed è anche uno dei più importanti. Una fattura stabilisce l'obbligo del cliente di pagare. Con l'emissione di una fattura, stai verificando il contratto esistente tra te e il cliente e che hai completato la tua parte dell'accordo. Una volta che il cliente accetta la fattura, diventa un debito legale che il cliente deve pagare.
Qual è la differenza tra una fattura e una fattura?
Vale la pena di chiarire alcuni termini a questo punto perché spesso c'è molta confusione su cosa sia una fattura e quale sia una fattura. Una fattura viene sempre inviata dal venditore al cliente nella speranza di essere pagata entro un certo periodo di tempo. Quindi, quando fornisci beni e servizi, creerai sempre una fattura. Una fattura è qualcosa che il cliente deve pagare. Quindi la fattura che hai creato, sul lato del recinto del cliente, è una fattura. È lo stesso documento ma con un nome diverso, a seconda che tu stia pagando o ricevendo denaro.
In termini contabili, questa distinzione è importante. Sia tu che il cliente userai la stessa fattura per scopi di contabilità. Ma, mentre il cliente userà la fattura per registrare il denaro che deve lasciare il business, che è chiamato un conto da pagare, lo userai per registrare il denaro che entrerà nel business, che è chiamato un conto ricevibile.
Quali informazioni devono essere presenti su una fattura di vendita?
In generale, è possibile suddividere la fattura in due parti: l'intestazione della fattura e il nucleo di fatturazione. L'intestazione della fattura contiene:
- Il nome e l'indirizzo del venditore.
- Il nome e l'indirizzo del destinatario.
- La data della fattura: questo è vitale! L'orologio inizia a spuntare per il cliente nella data della fattura. Se hai un limite di tempo per il pagamento, che dovresti, quindi includendo una data, assicurati che tutti siano sulla stessa pagina quando il pagamento è dovuto.
- Un numero di fattura univoco.
- Un numero PO, se si utilizza un sistema di ordine di acquisto per controllare i propri acquisti aziendali.
Il nucleo di fatturazione contiene:
- Una descrizione dettagliata del servizio reso o dei prodotti forniti, comprese quantità e prezzi.
- Eventuali tasse di vendita applicabili.
- Il prezzo totale che è dovuto.
- Termini e condizioni per il pagamento. Ad esempio, è possibile specificare "net 30", che significa che l'intero importo è dovuto in 30 giorni.
- Il metodo di pagamento, come i dettagli del conto bancario o il nome di una persona in cui il cliente può inviare assegni.
Che cos'è una fattura di vendita in termini contabili?
Molte aziende hanno un buon numero di clienti che non pagano immediatamente. Se utilizzi il metodo di riscossione della contabilità delle fatture, registrerai entrate al momento del guadagno, non quando il denaro verrà depositato sul tuo conto bancario. Ciò significa che hai bisogno di un metodo per registrare le entrate che hai diritto a ricevere ma che non hai ancora ricevuto. Una fattura di vendita in termini contabili è un "conto cliente" o "A / R". I crediti rappresentano tutti i pagamenti dovuti alla tua attività che non sono ancora stati pagati dai clienti.
Se ci pensi, quello che stai facendo quando crei una fattura sta estendendo il credito senza interessi del cliente per un breve periodo. Stai consentendo loro di ottenere beni o servizi prima del pagamento, in base alla fiducia che il pagamento verrà effettuato alla data di pagamento. Un account ricevibile è semplicemente un modo per registrare questo trust.
Come si registra una fattura?
Gli A / R sono incredibilmente preziosi per la tua attività perché quando vengono pagati, convertono immediatamente in denaro. Pertanto, li registrerai come risorse nel bilancio della società. È convenzionale elencare i beni in ordine di liquidità, che misura quanto velocemente qualcosa può essere convertito in denaro. Quindi, tra tutti i beni aziendali, il denaro è il più liquido e le attività come immobili, le quote di hedge fund e altri investimenti alternativi sono le meno liquide poiché questi articoli sono molto più difficili da vendere.
I crediti sono elencati come attivi correnti poiché il pagamento è dovuto dal cliente in un anno o meno. E, poiché convertono in denaro, nel momento in cui viene pagata la fattura, gli A / R sono tra le tue attività più liquide. Generalmente li elenchi sotto il contante sul bilancio e la cifra che inserisci è semplicemente l'importo totale di tutte le fatture in sospeso.
Qual è la differenza tra crediti e conti correnti?
Il rovescio della medaglia dei crediti è rappresentato dai debiti. A / Ps si verificano quando devi dei soldi ai tuoi fornitori perché non hai ancora pagato il conto. Come voce contabile, rappresenta il tuo obbligo di estinguere un debito a breve termine. Per illustrare, immagina che un fornitore ti invii un caso di widget e alcuni giorni dopo invii una fattura per il costo di $ 500. Sei obbligato a pagare questo denaro, quindi registra $ 500 come debito nella colonna dei conti debitori e contemporaneamente accrediti $ 500 per le spese relative alle materie prime, che di solito sono elencate come costo delle merci vendute. Il fornitore è in attesa di ricevere il pagamento, quindi registra la fattura nella colonna relativa alla contabilità clienti.
Quindi, quando si scrive un assegno per pagare il conto, si inserirà un credito di $ 500 sulla colonna della contabilità fornitori e un debito di $ 500 sul conto corrente. Se qualcuno guarda il tuo conto economico, può vedere a colpo d'occhio l'importo totale che l'azienda trasporta in fatture non pagate.
Cosa succede se un cliente non paga?
In un mondo ideale, tutti i tuoi clienti pagherebbero tutte le fatture in tempo, ogni volta. Nel mondo reale, i clienti pagano in ritardo e alcuni non pagano affatto. Il problema qui è che la voce di contabilità clienti dovrebbe mostrare il saldo di tutte le fatture che verranno convertite in denaro nel prossimo futuro. Se un cliente non paga per 90, 120 o 360 giorni - o non sta pagando affatto - ciò falserà la precisione del tuo bilancio.
La regola numero uno della riscossione dei crediti è che più lungo è il pagamento, più difficile è raccoglierlo. Un calcolo fondamentale per qualsiasi azienda è capire quanti anni hanno le fatture con un processo chiamato "invecchiamento". Se si utilizza il software di contabilità aziendale, le categorie usuali per questo tipo di rapporto includono:
- Corrente: dovuto immediatamente.
- Da 1 a 30 giorni: entro i prossimi 30 giorni.
- Da 31 a 60 giorni in ritardo.
- Da 61 a 90 giorni in ritardo.
- 91 giorni e oltre scaduti e così via, con incrementi di 30 giorni.
Lo scopo dell'invecchiamento è vedere quali fatture necessitano di un controllo successivo, come chiamare il cliente o inviare l'account a un'agenzia di recupero crediti. Fornisce anche alcune informazioni sul fatto che stai raccogliendo pagamenti troppo lentamente e assumendo troppo rischio di credito. Se i crediti gocciolano troppo lentamente, si potrebbe finire con un grosso problema di flusso di cassa e prendere in prestito denaro per far fronte alle spese operative quotidiane.
