La codifica in contabilità è il processo di assegnazione di numeri o lettere ai dati per creare un database di ricerca veloce. I codici contabili non sono universali in quanto ogni commercialista, impresa contabile, istituzione o azienda può creare un proprio sistema di codifica in contabilità adattato alle proprie esigenze organizzative. Alcuni tipi di codifica sono semplici e diretti, mentre altri richiedono un manuale da interpretare.
Codifica Mnemonica
La codifica mnemonica nella contabilità usa lettere abbreviate che rappresentano una parola completa. Ad esempio, "ACCT" potrebbe essere per "account", "DT" per "data" o "GTL" per "totale generale".
Codifica sequenziale
Chiamata anche codifica seriale, la codifica sequenziale nella contabilità utilizza numeri che hanno un ordine consecutivo. In un libro mastro di contabilità, un codice sequenziale può scorrere lungo il lato della pagina con uno su ogni nuova riga. Un esempio di un codice sequenziale è 00, 01, 02, 03 e così via.
Codifica gerarchica
Simile al sistema di classificazione decimale Dewey di una biblioteca, i codici gerarchici sono quelli che un contabile può espandere all'infinito, se necessario, in modo strutturato e logico. Ad esempio, se un contabile desiderava creare una sezione principale nel suo sistema contabile, lei designerebbe un numero con ogni sezione come "808 Risorse" e "809 Responsabilità". Quindi, se voleva creare sottosezioni, avrebbe fatto quindi con l'uso di un decimale, come "808.01 Attività finanziarie". Il ragioniere potrebbe continuare ad aggiungere sottosezioni in ciascuna sottosezione secondo necessità, come "808.01.001 Attività finanziarie per il 2001-2002".
Block Coding
Nella contabilità, il codice di blocco si riferisce ai numeri che un individuo può assegnare ai termini contabili generali durante la contabilità. Ad esempio, se viene letto un codice di blocco, "5.000: Riserve fisse, 6.000: Azioni", il blocco di 5.000 è esclusivamente per tutto ciò che riguarda le attività fisse. Poiché questi blocchi di codice sono separati da 1000 numeri, un individuo può aggiungere fino a 1.000 codici di sottoblocco o sottocategorie.
Codifica sfaccettata
Un codice sfaccettato in contabilità è una serie di numeri raggruppati che rappresentano le diverse intestazioni che un contabile può utilizzare. Se un contabile tiene i libri per un punto vendita, ad esempio, può affermare che Facet 1, o gruppo 1, rappresenta i diversi reparti all'interno del negozio; La faccetta 2 rappresenta i diversi tipi di costi che il negozio potrebbe sostenere; e Facet 3 contiene sottocategorie di Facet 2.
All'interno di ogni sfaccettatura è un codice sequenziale che rappresenta un elemento diverso. Nell'esempio, Facet 1 può avere i seguenti campi: 00 Vendite online, 01 Vendite in negozio e 02 Resi. La faccetta 2 potrebbe includere i seguenti campi: 00 costi di marketing, 01 forniture per ufficio e 02 spese di lavoro. Quindi, Facet 3 potrebbe contenere una serie di codici di blocco in cui i numeri da 0000 a 01000 rappresentano i costi generali, in cui il numero 0050 rappresenta il costo per l'acquisto di un dominio Internet. Pertanto, se il contabile utilizzava un codice sfaccettato, la serie di numeri che rappresenterebbe il costo per promuovere il negozio online con un nuovo sito web avrebbe letto "00 00 0050". Ogni sezione di questo codice rappresenta ogni singolo aspetto: 00 (Vendite online) 00 (costi di marketing) 0050 (costo del dominio Internet).
