Come modificare una procedura operativa standard. Le modifiche alle procedure operative standard (SOP) seguono un metodo specifico stabilito dal dipartimento Qualità e Regolamentazione di un'azienda. Iniziare a documentare le modifiche richieste a un SOP non appena il personale interessato prende in considerazione la revisione. Mantieni un elenco di conversazioni riguardanti queste modifiche per data e partecipanti. Quindi, includi questo record come parte della richiesta iniziale di modifica di un SOP.
Identificare per iscritto la necessità di modificare il SOP. Inoltra questo documento al supervisore del dipartimento interessato dal cambiamento e al reparto controllo documenti.
Completa un modulo di richiesta di modifica. Decidere se la modifica richiesta è amministrativa o clericale. Le modifiche amministrative cercano di rivedere un processo seguito dall'azienda. I cambiamenti clericali cercano di rivedere l'ortografia, la grammatica, il formato e la chiarezza della SOP esistente.
Richiedi un numero di autorizzazione alla modifica dal reparto controllo documenti. Scrivi questo numero sulla prima pagina del modulo di richiesta di modifica.
Preparare una spiegazione della modifica richiesta. Se possibile, copia il SOP esistente ed esegui le revisioni della linea rossa mostrando le modifiche richieste. Firmare e datare il modulo di richiesta di modifica. Invialo al dipartimento di controllo dei documenti.
Inoltrare una copia del modulo di richiesta di modifica al dipartimento delle risorse umane. Spiegare se il dipartimento deve formare i dipendenti a causa del cambiamento richiesto e quali dipendenti influisce sul cambiamento. Richiedere risorse umane per documentare la formazione per data, dipendenti, formatore e materia.
Inviare i dati di completamento della formazione al reparto controllo documenti. Richiedi di aggiungerlo al modulo di richiesta di modifica originale.
Distribuire il modulo di richiesta di modifica approvato a tutti i dipendenti dell'azienda. Identificare il modulo tramite il numero di autorizzazione del controllo. Spiega ai dipendenti come accedere al modulo.
