Se vuoi che qualcosa sia fatto bene, scrivi una buona procedura operativa standard o SOP. Un manuale di procedure operative standard ben scritto aiuta le aziende a funzionare in modo efficiente e coerente dicendo ai dipendenti quanto devono essere importanti le procedure da eseguire correttamente. Mantenere la qualità e la coerenza attraverso istruzioni facili da comprendere e dettagliate può anche fornire vantaggi come l'aumento della produttività, l'eliminazione degli sprechi e la riduzione degli infortuni sul lavoro. Un manuale SOP può aiutare le aziende a conformarsi alle normative e migliorare la formazione anche per i dipendenti.
Passaggio 1: scegli i tuoi SOP
Identificare procedure che dovrebbero essere standardizzate, come assemblare parti di un prodotto o gestire il reclamo del cliente. Concentrare ogni SOP su una singola attività. Scrivi solo le procedure che sai come fare correttamente. Oppure trova qualcuno che è qualificato in modo che possa mostrarti come eseguire le procedure. Compilare tutte le informazioni che saranno necessarie.
Passaggio 2: Preparare a scrivere
Assegnare a ciascun SOP un titolo significativo, come "Come assemblare il prodotto" o "Come gestire un reclamo del cliente". Includi numeri o categorie SOP se necessario, come "SOP - Produzione - Assemblaggio" o "SOP - Servizio clienti - Gestione dei reclami". "Ciò consentirà di raggruppare le procedure correlate per i dipendenti. Disegna i diagrammi di flusso approssimativi per i processi per confermare di disporre di tutte le informazioni e che è nell'ordine corretto. Concentrati sul dipendente che eseguirà la procedura durante la preparazione del tuo approccio.
Passaggio 3: standardizzazione delle sezioni
Delinea i tuoi SOP. Ogni SOP dovrebbe avere le seguenti sezioni:
- Intestazione
- Scopo
- Scopo
- Riferimenti
- definizioni
- responsabilità
- Procedura
- appendici
- Cronologia delle revisioni
- Firme di approvazione
Passaggio 4: Procedure dettagliate Procedura dettagliata
Annota ogni procedura passo dopo passo nell'ordine in cui dovrebbero essere eseguiti. Inizia con i passaggi principali, ad esempio "Ottieni le parti per il prodotto" o "Rispondi al telefono". Quindi suddividili in passaggi più piccoli, ad esempio "Conferma che ogni parte è corretta" o "Presentati e ringrazia il cliente per la chiamata. ”
Passaggio 5: scrivere ogni SOP
Scrivi semplicemente. Usa parole piccole e frasi brevi. Metti l'idea principale prima. Follow-up con i dettagli. Usa i verbi d'azione e una voce attiva. Evita l'ambiguità e la confusione. Non usare abbreviazioni, acronimi o gergo.
Passaggio 6: Formattare coerentemente gli SOP
Ogni SOP dovrebbe essere scritto con lo stesso font e la stessa dimensione del font. Rompi i paragrafi lunghi in quelli brevi. Utilizzare i punti elenco anziché le frasi lunghe. Aggiungi aiuti visivi come i diagrammi di flusso. Evidenzia informazioni importanti, come l'uso del grassetto o del corsivo.
Passaggio 7: valutare l'efficacia di ciascuna SOP
Controllare le SOP per leggibilità, leggibilità e comprensibilità.
- Leggibilità: il tipo è abbastanza grande e facile da leggere?
- Leggibilità: le istruzioni sono semplici? O i protocolli hanno una preponderanza di concetti complessi e parole ottuse?
- Comprensibilità: un lettore apprende ciò che è necessario sapere per eseguire correttamente la procedura?
Passaggio 8: rivedere, modificare e approvare
I dipendenti che eseguono le procedure riesaminano le SOP per confermare di aver compreso tutto. Chiedi ai dipendenti che non hanno familiarità con le procedure di leggere anche le SOP. Un lettore non dovrebbe fare la procedura per sapere come è fatto. Ogni serie di modifiche viene esaminata dagli stessi lettori fino a quando non sono accettabili. I manager che saranno responsabili di assicurare che gli SOP siano seguiti dovrebbero firmarli prima di essere rilasciati.
Nel mondo degli affari, funzionano sistemi uniformi. La creazione di un manuale di procedura operativa standard garantisce che ogni dipendente segua ogni fase di un sistema nello stesso modo, ogni volta.
