Come scrivere una procedura operativa standard. Una Procedura operativa standard, o "SOP", è un documento contenente istruzioni su come eseguire un'attività. Garantisce che i lavori di routine vengano eseguiti in modo sicuro e in conformità con le normative vigenti. È possibile scrivere una procedura operativa standard autorevole seguendo questi passaggi.
Chiedi ai dipendenti che usano SOP il loro contributo su come deve essere eseguito il lavoro. Aspettatevi che il documento venga sottoposto a diverse bozze prima che possa essere generato un finale. Chiedi agli impiegati stessi di rivedere le bozze per ulteriori suggerimenti.
Preparare una prima bozza. Questa bozza dovrebbe tracciare tutti i passaggi necessari nella procedura. Determina se eventuali passaggi di grandi dimensioni possono essere suddivisi in passaggi più piccoli. Crea un semplice diagramma di flusso per fungere da preziosa prima bozza.
Scrivi la prima pagina includendo una breve introduzione che fornisce una panoramica dell'intero lavoro. In questo modo, i dipendenti che normalmente leggono e eseguono un passo alla volta devono visualizzare l'anteprima del lavoro dall'inizio alla fine prima di iniziare.
Preparare un'intestazione sulla prima pagina. Deve includere il nome dell'azienda e il logo dell'unità aziendale, il titolo del documento, la data di creazione e il numero di documento specifico assegnato dal personale addetto al controllo dei documenti. Includere anche un numero di problema generato dal controllo delle modifiche.
Crea una tabella direttamente sotto l'intestazione intitolata "Modifica cronologia e approvazioni". Includere le colonne per la data di rilascio del SOP, la descrizione delle modifiche e delle firme per l'originatore SOP, il responsabile di reparto e il responsabile del controllo di qualità. La descrizione delle modifiche dovrebbe riassumere brevemente eventuali revisioni apportate alla SOP dalla sua creazione. Ogni revisione deve essere firmata dal suo iniziatore.
Inizia la seconda pagina con lo scopo del SOP. Includere il suo scopo, i contenuti del documento, le definizioni dei termini o le abbreviazioni utilizzati nel SOP, le responsabilità del personale coinvolto nella procedura e i riferimenti ai documenti su cui il SOP ha fatto affidamento, come gli standard commerciali.
Completare il SOP descrivendo la procedura in pochi passi. Usa un linguaggio semplice ed evita di descrivere più passaggi nella stessa frase. Una volta che l'attività è stata dettagliata, datare il documento e farlo firmare dal personale di regolamentazione appropriato. Inviare l'SOP via e-mail al dipartimento di controllo documenti e al dirigente responsabile dell'implementazione della procedura.
