Le attività di raccolta costituiscono una spiacevole necessità dietro le quinte quando qualcuno deve dei soldi a te o alla tua azienda e sembra non essere disposto a pagare. Piuttosto che impegnarsi in un gioco di tag del telefono che richiede tempo e inutile con una persona che ha tutte le ragioni per evitare le chiamate, scrivi una lettera accurata e professionale come promemoria tangibile del debito. I messaggi e-mail possono richiedere meno tempo e preparazione rispetto all'inchiostro su carta, ma il fatto che tu ti impegni a comunicare attraverso la posta sottolinea la tua sincera e seria intenzione di garantire il pagamento.
Articoli di cui avrai bisogno
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Carta intestata
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Copia della fattura
Crea la tua lettera sulla carta intestata ufficiale dell'azienda o dell'organizzazione a cui il rematore tardivo deve il pagamento. Se non esiste questa carta intestata, apri la lettera con il tuo nome o indirizzo della tua organizzazione. Segui queste informazioni con il nome completo e l'indirizzo della persona o entità che ti deve il pagamento. Elencare il numero di conto del beneficiario e la fattura o il numero di transazione prima del saluto che identifica il destinatario.
Usa un saluto personale formale. Indirizzare il destinatario come "Gentile Signora Jones" o "Gentile Sig. Smith". Inizia con "A chi può interessare" se non hai informazioni di contatto complete per un individuo.
Mantieni un tono professionale, cordiale e ottimista anche se provi un profondo senso di frustrazione. Focalizza la tua prosa sull'idea che il beneficiario abbia trascurato la tua fattura e abbia semplicemente bisogno di un promemoria per effettuare la rimessa appropriata.
Indicare l'importo e la natura del debito, compresi i dettagli completi dell'acquisto o del servizio per il quale paga. Includere le date di transazione e di consegna e qualsiasi altra informazione identificativa.
Spiega cosa ti aspetti dal remitter, inclusa la rapidità con cui ti aspetti il pagamento. Chiarire eventuali sanzioni, compresi gli interessi o gli addebiti in ritardo che già fanno o si applicano.
Fornisci le tue informazioni di contatto in modo che il relatore possa contattarti per chiarire la situazione o richiedere un'estensione di pagamento. Indica il tuo numero di telefono diretto e indirizzo e-mail anche se compaiono sulla carta intestata stessa. Chiudi con i tuoi ringraziamenti per la pronta attenzione del relatore e per la riaffermazione del valore che metti sul tuo rapporto lavorativo o di lavoro.
Suggerimenti
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Il vecchio detto che "prenderai più mosche con il miele che con l'aceto" si applica abbondantemente ai promemoria dei pagamenti. A meno che questa lettera non rappresenti una domanda finale, lascia spazio alla prospettiva che la fattura si sia sviata o che il relatore abbia subito qualche disavventura che ha interferito con la sua attenzione ai dettagli del pagamento.
Allegare una copia della relativa fattura o dichiarazione. Se includi una busta con indirizzo personale per la rimessa, menzionala nella tua lettera.
avvertimento
Se la tua lettera delinea le azioni specifiche che intendi intraprendere come parte di uno sforzo di raccolta, compresi procedimenti giudiziari di controversie di modesta entità o altre misure, preparati a seguire le misure che elabori.
