Le lettere di promemoria sono utili quando si contatta clienti che potrebbero aver dimenticato di pagare una fattura, oltre a contattare le persone per ricordare loro un appuntamento o un evento. Per i clienti che utilizzano spesso la posta elettronica, è possibile inviare un'e-mail di promemoria, che è un modo molto conveniente per raggiungerli rapidamente. Le lettere online richiedono un'attenzione particolare a ogni parola per garantire che la tua lettera non sia aggressiva o maleducata e che la grammatica corretta sia obbligatoria.
Verifica la precisione delle informazioni che vuoi ricordare alla persona. L'invio di un promemoria per la raccolta con informazioni inaccurate confonderà e probabilmente farà arrabbiare un cliente. I solleciti per appuntamenti e appuntamenti dovrebbero includere anche informazioni accurate per garantire che le persone possano prendere quell'appuntamento o partecipare a quell'evento quando richiesto.
Riconosci la possibilità che le tue informazioni non siano corrette o che il cliente abbia già inviato il pagamento. Una dichiarazione che mostra che sei solo in grado di vedere i tuoi record e che non hai altre informazioni a cui puoi fare riferimento può aiutare la persona che legge la lettera a capire il tuo obiettivo dal tuo punto di vista. Riconoscere se la parte che ha recentemente inviato un pagamento e questo pagamento non si riflette nella lettera, limiterà una risposta rabbiosa dal destinatario della lettera di sollecito.
Sii cortese e tratta il cliente come vorresti essere trattato, se ti è stata inviata una lettera di sollecito. Sorveglianze, errori di calcolo e circostanze attenuanti si verificano nella vita di tutti. Commenti eccessivamente maleducati o irrispettosi in una lettera di sollecito finanziario non aiuteranno a ottenere i soldi dalla persona a cui stai inviando la lettera. Invece, mantieni la lettera precisa e discuti solo le specifiche dell'account in modo cortese - evitando commenti scortesi o offensivi.
Includere le informazioni di fatturazione originali quando si invia una lettera di sollecito che richiede il pagamento. Molti clienti chiedono di vedere la fatturazione originale se hanno dimenticato a cosa serve questo account. Per risparmiare tempo, includere la fatturazione originale nella lettera di sollecito al cliente. Le informazioni di fatturazione originali possono essere un collegamento all'account del cliente online quando si invia una lettera di sollecito tramite e-mail.
Richiedi una risposta. Chiedere una risposta da parte del cliente può includere la richiesta di una rimessa di pagamento, una telefonata di ritorno, una risposta via e-mail o la compilazione delle informazioni di contatto corrette e la sua restituzione. Chiedendo una risposta dal cliente, in modo cortese, è più propenso ad aprire il cliente fino a discutere l'account e ottenere un pagamento dal cliente.
Fornisci informazioni di contatto per raggiungerti. Assicurati di avere tutte le tue informazioni di contatto sull'email di promemoria. Un indirizzo fisico o indirizzo postale potrebbe non essere sufficiente; includi email, sito web, numeri di telefono e fax per dare al cliente il maggior numero di modi per raggiungerti il più possibile.
