Sebbene molte persone considerino gli incontri come una perdita di tempo, sono un modo efficace per condividere informazioni, seguire i progressi di un grande progetto e migliorare la comunicazione tra i membri di un team. È importante che tutti i partecipanti partecipino alla riunione e arrivino in tempo per evitare inutili ritardi. Un modo efficace per indurre coloro che sono coinvolti a essere presenti in tempo è quello di inviare a tutti un promemoria della riunione imminente alcuni giorni prima che sia programmato.
Invia un'email a tutti i partecipanti alla riunione un paio di giorni prima della riunione.
Inserisci gli indirizzi email di tutti quelli che dovrebbero partecipare nel campo "A" del modello di email, quindi inizia a comporre il tuo messaggio.
Includere dettagli importanti come la data, l'ora e il luogo. Puoi anche allegare un ordine del giorno se ce n'è uno. Questo aiuterà i partecipanti a prepararsi per la riunione.
Se l'incontro coinvolgerà solo poche persone, potresti preferire inviare un messaggio di testo a tutti. Questo avvisa i partecipanti della riunione programmata e invia i dettagli direttamente ai loro telefoni cellulari. In questo modo, possono controllare i dettagli come l'ora e il luogo della riunione con il semplice tocco di un pulsante, ovunque si trovino. (Assicurati di avere il numero corretto di cellulare di tutti i messaggi. I messaggi accidentalmente inviati a una linea di terra non saranno ricevuti.)
