Per la maggior parte dei manager, i dipendenti disciplinanti sono una delle esperienze più scomode con cui affrontare. I manager hanno la responsabilità di scrivere lettere di azioni disciplinari che rimangono nei file dei dipendenti per documentare le irregolarità del dipendente. Queste lettere hanno due funzioni: informare il dipendente che cosa accadrà a lui come conseguenza della sua infrazione e servire come una registrazione permanente della cattiva condotta dei dipendenti nel suo file.
Carica la stampante con carta intestata dell'azienda. Questa lettera diventerà parte del file ufficiale del dipendente, quindi è necessario seguire il protocollo appropriato.
Digitare la data completa Salta una riga e digita il nome e l'indirizzo dell'azienda del dipendente. Anche se in realtà non spedisci per posta la lettera, seguendo il corretto formato della lettera commerciale si trasmette l'impressione di professionalità.
Inizia la lettera digitando il nome del dipendente, seguito da due punti. Salta una linea.
Inizia il primo paragrafo affermando chiaramente la natura dell'infrazione. Fai riferimento al manuale del dipendente della tua azienda in modo che il dipendente possa consultare autonomamente la regola. Fornire dettagli specifici sull'infrazione, ad esempio la data in cui si è verificato l'incidente e menzionare eventuali altri dipendenti coinvolti.Affermare chiaramente queste informazioni vi aiuterà se il dipendente contesta l'azione disciplinare e prende la questione in tribunale.
Spiegare in dettaglio cosa ha fatto l'impiegato sbagliato e come avrebbe dovuto agire nella situazione. I dipendenti a volte violano le regole perché non le capiscono chiaramente, quindi una spiegazione della violazione e le informazioni appropriate aiuteranno a impedirle di commettere l'infrazione una seconda volta. Offrire di incontrare il dipendente per discutere la questione in dettaglio.
Dare al dipendente l'opportunità di fare ammenda per l'infrazione, ad esempio scrivendo una lettera formale di scuse all'altra parte. Informalo delle scadenze per l'invio della risposta o della lettera.
Spiega al dipendente in modo chiaro e conciso cosa può aspettarsi a seguito di questa infrazione. Fornire i dettagli appropriati per la sua attuale punizione, ad esempio le date di eventuali audizioni o le date effettive per la cessazione del rapporto di lavoro, se applicabile. Se il dipendente può aspettarsi un'azione disciplinare progressiva a seguito di ulteriori infrazioni, informale su quali saranno queste pene.
Dare al dipendente le informazioni sulla procedura di ricorso, se applicabile.
Chiedi al dipendente una risposta formale per il suo file; spesso questa risposta sarà sotto forma di una lettera formale. Avete bisogno di questa documentazione per il file del dipendente nel caso in cui egli adotti la causa in tribunale.
Scrivi il tuo nome completo e il titolo. Stampa la lettera e firma il tuo nome sul tuo nome digitato con inchiostro blu o nero.
Fai diverse copie della lettera. Conservare una copia nel file del dipendente, consegnarne un'altra al proprio avvocato e conservarne un'altra per i propri archivi.
Invia la lettera al dipendente o consegnaglielo di fronte a un rappresentante delle risorse umane o ad un assistente amministrativo. È necessario confermare che il dipendente abbia ricevuto la notifica ufficiale.
Suggerimenti
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Mantieni il tono professionale e concreto. Questa lettera può andare in tribunale se il dipendente contesta l'azione disciplinare e vuoi apparire professionale ed equo in ogni momento.
