Scrivere lettere di lavoro può essere complicato. Ti siedi per buttarti giù da una lettera veloce e boom, sei perplesso nel saluto. Scrivere a una persona ha abbastanza problemi se non si conosce il nome o il sesso della persona. Quando aggiungi alcune persone, le domande si moltiplicano. Quante persone stai scrivendo? Due, tre o una folla? Li conosci per nome? Sono tuoi amici intimi o conoscenti di passaggio? Fortunatamente, ci sono regole e linee guida per tutte queste situazioni.
Scrivendo a due o tre
Se stai scrivendo a due o tre, è una risposta facile: scrivi semplicemente i loro nomi. Se li conosci bene e sono in base al nome, puoi usare i loro nomi di battesimo, come "Dear Will, Kiersten and Pat."
Se non li conosci bene, o non sei sicuro che i nomi di battesimo siano appropriati, usa più formalità: "Caro signor Sothers, la signora Thompson e la signora Crump". In generale, non sarai criticato per essere troppo formale, ma le sopracciglia aumenteranno se sei troppo informale.
Scrivendo a un gruppo
Quando scrivi a più di tre persone, i nomi dei nomi sono macchinosi. Le persone tendono a sentirsi come se fossero solo una di una lunga lista. Meglio usare un termine di gruppo come "Caro team" o "Cari colleghi". È divertente come i nomi di un gruppo possano farli sembrare come se fossero di una folla, ma "Dear Team" li fa sentire come se appartenessero al gruppo; fanno parte della squadra. "Cari colleghi," dice che li consideri degni di essere un collega, un partecipante uguale e stimato.
Tuttavia, non utilizzare "Cari colleghi" quando si scrive a persone che sono senior per te. Tecnicamente, sono i tuoi superiori, non i tuoi colleghi. Ma se fanno parte della squadra, allora "Dear Team" funzionerebbe bene.
Come nominare i nomi
Scrivi alle persone per nome se possibile. Ad esempio, se più persone ti hanno scritto su un argomento e vuoi ricrearlo, fai lo sforzo di trovare e usare i loro nomi. Se stai facendo domanda per un posto di lavoro, o ti trovi in un'altra situazione in cui vuoi impressionare qualcuno, scoprire i loro nomi indica che avresti fatto ulteriori sforzi anche nel tuo lavoro, se assunto. Conoscete qualcuno dell'azienda che potrebbe scoprire i nomi del personale delle risorse umane coinvolto?
Un'altra idea è di andare sul sito web dell'organizzazione e vedere se il direttore o il manager del dipartimento è elencato. Se quello è l'unico nome che vedi, potresti indirizzare la lettera come: "Caro signor Burns and Colleagues" o "Caro signor Burns e membri del comitato di selezione". Se non trovi nomi specifici, la scritta "Cari membri del comitato di selezione" andrà benissimo. Mentre potresti scrivere "Caro Comitato di selezione", aggiungere "membri del" gli conferisce un tocco speciale. "Membri" riconosce che li vedi come individui, non come un unico grande comitato anonimo.
Muoversi in giro per sesso
Con nomi come John, Maryann, Wayne e Daisy, è facile dire al loro genere. Altri nomi possono farti indovinare, come Cary, Adrian, Pat, Sam, Chris, Drew e Alex. A volte la loro ortografia li dà via. Ad esempio, Adrian è solitamente un maschio, mentre Adrienne è una femmina. Ma i nomi sfidano le regole comuni di ortografia, quindi se non lo sai, non dare per scontato.
Se qualcuno che conosci potrebbe conoscere la persona in questione, potresti riuscire a scoprirlo. Inoltre, controlla il sito Web per vedere se la persona è stata scritta e viene indicata come lui o lei. Anche una ricerca generale su internet per il nome potrebbe dare delle risposte. Se tutto ciò non risponde alla domanda di genere, è accettabile scrivere "Caro Chris Trainor".
A chi o no
Mentre "A chi può interessare" sembra rigido e molto formale, è ancora un saluto accettato da usare quando non hai idea di chi stai scrivendo.
D'altra parte, "Dear Sirs" è obsoleto. È una trappola della grammatica che è un residuo dei tempi in cui le imprese erano un dominio di un uomo. "Egregi Signori" è inappropriato oggi quando la tua lettera potrebbe benissimo essere ricevuta da una donna. "Gentili Signori o Madam", almeno riconosce che una donna potrebbe essere un destinatario, ma suona ancora fuori moda. Prima di tutto, nessuno è più chiamato come signore o signora, tranne forse dal loro maggiordomo o autista. Se non hai nomi e non hai idea del loro genere, prova qualcosa di diverso, come "Saluti" o "Salve". Questi suoni amichevoli e sono adatti al genere.
La materia è anche nell'e-mail
In tutti tranne i casi più formali, è accettabile inviare una lettera di posta elettronica invece di spedire la lettera. Molti annunci di lavoro suggeriscono una risposta via email. L'e-mail è una forma di comunicazione più rilassata, ma come in una lettera di presentazione, si applicano ancora le regole della grammatica e dell'etichetta. Verranno notificati errori e errori di ortografia e sarai giudicato da loro.
Le stesse linee guida si applicano quando si scrive a due o tre persone o un gruppo. Tuttavia, quando si invia una e-mail, è importante inserire gli indirizzi e-mail nel campo "bcc" piuttosto che nel campo "A". Molte persone non vogliono che i loro indirizzi e-mail diventino di dominio pubblico, specialmente quando è così facile inoltrare una e-mail con le informazioni di contatto di tutti in bella vista. "bcc", che sta per "copia nascosta", significa che puoi vedere l'indirizzo ma gli altri destinatari non possono.
