Praticamente tutti, in un momento o nell'altro, saranno oggetto di una registrazione scritta che li mette in cattiva luce. Potrebbe essere semplice come una registrazione di una discussione informale sul tuo ritardo. Potrebbe essere una consulenza formale in una procedura disciplinare che potrebbe costarti un aumento di stipendio o anche il tuo lavoro. Nel peggiore dei casi, potrebbe essere una lettera che termina il tuo lavoro. In ogni evento, dovresti scrivere e inviare una lettera di confutazione. Questa lettera ha lo scopo di aiutarti a risolvere una controversia fornendo la tua versione della storia.
Articoli di cui avrai bisogno
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Materiale di riferimento che si riferisce specificamente al tuo caso
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La lettera originale contro di te
Decostruisci la lettera contro di te rompendola paragrafo per paragrafo. Se i paragrafi sono lunghi o contengono molti dettagli, quindi suddividili fino al livello della frase. Questa decostruzione consente di visualizzare la lettera in modo razionale.
Per ogni elemento di informazione negativa, costruisci una confutazione che lo spiega. Quando spieghi queste cose, fai attenzione a esprimere la confutazione in modo che tu sia proiettato in una luce positiva. Ad esempio: "Mr. Smith è stato in ritardo quattro volte durante il ciclo di segnalazione" potrebbe essere confutato con un paragrafo che spiega ogni evento. Si potrebbe dire: "Durante i 100 giorni lavorativi del periodo di riferimento, ero in tempo per il 96% delle volte, ogni incidente era dovuto a circostanze al di fuori del mio controllo e ogni incidente è stato segnalato al mio supervisore il prima possibile". La tua confutazione spiega la carenza e notando il tasso di partecipazione schiacciante, banalizza la denuncia. Ovviamente, se la lettera fosse stata scritta con più dettagli, la tua confutazione sarebbe anche più dettagliata.
Una volta che avrai tutti i tuoi fatti, riferimenti e bozza iniziale scritti, assemblerai la tua lettera. L'apertura deve essere rispettosa della figura dell'autorità che la vedrà. Fornirà una breve sinossi del motivo per cui la lettera è stata scritta. Quindi aggiungerai le tue informazioni che confutano la lettera originale. Infine, chiuderai rispettosamente.
Un esempio potrebbe essere qualcosa del genere: "Signore, sto scrivendo per fornire ulteriori informazioni sulla lettera inserita nel mio file il 1 ° gennaio 2011 dal Sig. Supervisore per quanto riguarda il mio ritardo." Il Supervisore ha dichiarato che ero in ritardo quattro È vero, ma la sua lettera non ha mai menzionato che ogni volta mi era stata spiegata da lui in quel momento e accettava ogni spiegazione come una valida ragione: dal momento che il periodo di riferimento è di 100 giorni lavorativi, ho un 96% tasso di frequenza di tempo. Rispettosamente, il Sig. Dipendente."
Come puoi vedere dall'esempio, non c'è bisogno di essere eccessivamente lungo, scortese o addirittura ossequioso. Invece, tienilo breve, concentrato esclusivamente sulle informazioni negative contenute nella lettera originale e sulla personalità libera. Una terza parte imparziale ora può leggere entrambe le lettere e trarre le proprie conclusioni.
Suggerimenti
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Invia la tua confutazione entro 24 ore dalla consegna della lettera originale. Quando componi la tua lettera, cita i regolamenti pertinenti che supportano la tua posizione.
avvertimento
Non diventare personale. Se si attacca il personaggio - nome che chiama, per esempio - dello scrittore originale, sembrerà poco professionale mentre si migliora lo scrittore originale negli occhi dei lettori. Non gonfiare i fatti; sono troppo facili da verificare. Non fare la confutazione nella tua soapbox personale, attenersi esclusivamente ai fatti. Non scrivere mai qualcosa che non puoi dimostrare in modo misurabile se richiesto.
