I nuovi dipendenti che arrivano al lavoro sono spesso accolti da pile di documenti da compilare, inclusi documenti assicurativi, moduli di previdenza e documenti fiscali. Uno dei documenti più importanti ricevuti dai nuovi dipendenti è un manuale per i dipendenti, spesso preceduto da una lettera del capo. Il manuale non deve essere trattato alla leggera, motivo per cui includere una lettera del presidente, amministratore delegato o proprietario della società stabilisce la legittimità.
Manuale Scopo
Distribuire i manuali dei dipendenti a nuovi assunti gioca il ruolo cruciale di stabilire i motivi legali per richiedere o vietare certi comportamenti sul posto di lavoro. Formalizzare le aspettative, le descrizioni delle mansioni, i processi, le procedure disciplinari e altre informazioni organizzative garantisce che i dipendenti non possano in seguito rivendicare l'ignoranza delle politiche in caso di contestazioni o cessioni. Inoltre, la descrizione delle regole aziendali in un manuale garantisce l'uniformità tra i dipendenti. Quando i dipendenti sono formati da manager diversi ma non hanno un manuale, è possibile che vengano insegnati lievi variazioni delle politiche a seconda della prospettiva del manager o delle preferenze professionali.
Contenuto della lettera
Includere una lettera del capo in un manuale del dipendente non è una nuova idea. In effetti, la maggior parte delle lettere si basa su un formato abbastanza standard che copre i principi di base, tra cui un saluto di benvenuto, una descrizione della costituzione e della crescita dell'azienda e una dichiarazione degli obiettivi aziendali. Le lettere di prefazione del manuale del dipendente possono anche includere informazioni sulla filosofia, sulla visione e sulla missione delle relazioni del dipendente. Alcune lettere affrontano direttamente le questioni legali, tra cui una dichiarazione sul lavoro subordinato, una dichiarazione contro le molestie e una dichiarazione del datore di lavoro sulle pari opportunità.
benvenuto
Una delle ragioni per cui è importante includere una lettera del capo in un manuale per i dipendenti è di offrire un benvenuto formale alla società. In aziende molto grandi, è possibile che i nuovi assunti siano stati sottoposti a screening, intervistati e processati da dozzine di impiegati di livello inferiore senza riconoscimento da parte del capo. Una lettera di benvenuto riconosce formalmente il dipendente di bordo, accogliendolo nel team. Ciò si aggiunge all'autorità del capo in modo che i nuovi dipendenti non abbiano l'impressione che la società sia gestita da manager di livello inferiore.
Solennità
Un altro motivo per cui i manuali degli impiegati dovrebbero includere una lettera del capo è stabilire la gravità del documento. I manuali preceduti da una lettera del presidente della compagnia attestano l'alto livello di attenzione e gli standard coinvolti nelle politiche aziendali. I dipendenti sono più propensi a prendere sul serio i manuali (e leggerli) sapendo che il principale decision maker dell'azienda ha scritto la lettera iniziale.
Cultura aziendale
Il capo può anche impostare il tono per la cultura aziendale nella lettera del manuale del dipendente. Le aziende che apprezzano molto la formalità stabiliscono e perpetuano quel tono con una lettera conservatrice che accentua l'autorità del capo. Le aziende che apprezzano un ambiente amichevole e orientato al team traggono vantaggio da una lettera del manuale che utilizza un linguaggio meno formale, stabilendo una cultura del lavoro più casual.
