Gli incontri di lavoro richiedono pianificazione, organizzazione, leadership, tenuta dei registri e follow-up. Il modo in cui il progetto procede dipenderà dal processo decisionale e dall'azione che scaturirà dallo sforzo collaborativo reso possibile dall'incontro.
Articoli di cui avrai bisogno
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ordine del giorno
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Sala riunioni
Disegna l'agenda della riunione. L'agenda è sullo schema di tutte le questioni che richiedono una discussione per le decisioni che sono necessarie per promuovere il tuo progetto o obiettivi. Elencare tutti i problemi noti in un formato di struttura concisa con punti elenco. Una volta che hai preparato l'agenda, conoscerai i problemi e poi saprai chi deve partecipare alla riunione.
Invia un'e-mail di massa o effettua telefonate a tutte le persone che hanno bisogno di partecipare alla riunione e chiedere la loro disponibilità con date e orari attraverso un periodo di una settimana se si dispone di più partecipanti. Questo da solo può essere una sfida scoraggiante dato orari impegnativi. Una volta che hai la disponibilità di tutti, fai riferimento ai programmi per una data e un'ora disponibili. Pianifica il tempo sufficiente per tenere la riunione e invia un avviso a tutti i partecipanti della data, dell'orario di inizio, dell'ora di fine e della sede della riunione, insieme a una copia dell'agenda.
Nel preparare l'incontro, distribuire copie dell'agenda a tutti i partecipanti insieme a tutti i documenti che saranno oggetto di discussione. I tabelloni e le presentazioni in power point dovrebbero essere pronti per la visualizzazione con cavalletti e qualsiasi proiettore, laptop e schermo necessario. Inoltre, l'organizzatore della riunione dovrebbe essere preparato a guidare la riunione e un detentore del registro dovrebbe partecipare alla riunione per prendere appunti.
L'organizzatore / leader della riunione deve mantenere la discussione in carreggiata. La discussione condurrà inevitabilmente a questioni tangenziali e discussioni fuori discussione, quindi il leader deve assicurarsi che la discussione ritorni agli elementi dell'agenda. Il leader deve anche tenere traccia del tempo e continuare la discussione per colpire tutti gli elementi dell'agenda. Il leader dovrebbe fornire una breve descrizione degli argomenti dell'agenda per iniziare la discussione e anche porre domande o richiedere suggerimenti ai partecipanti per ottenere le informazioni necessarie. Il leader dovrebbe concludere ogni azione con la persona responsabile del completamento dell'articolo e un programma di tempo stimato per il completamento.
Una volta che tutti gli argomenti dell'ordine del giorno sono stati conclusi, il gruppo dovrebbe programmare una riunione di follow-up, se necessario, o pianificare riunioni che si verificano regolarmente in un giorno e orario concordati.
Il detentore del registro deve compilare i suoi appunti in un verbale della riunione organizzato in formato riassuntivo. I progetti di verbale dovrebbero quindi essere inviati ai partecipanti alla riunione per cercare commenti, correzioni o modifiche. I verbali della riunione finale dovrebbero quindi essere distribuiti ai partecipanti e utilizzati per le azioni di follow-up e, se necessario, come base per la prossima agenda della riunione.
