Ospitare un incontro di lavoro per i giapponesi è più o meno come qualsiasi altro incontro di lavoro: fai riferimento ai partecipanti con il loro ultimo nome (di famiglia) (e se parli in giapponese, segui il nome di famiglia con l'onorifico -san); avvisare in anticipo i partecipanti sull'orario di partenza; fornire una scelta di caffè, tè o acqua; iniziare in tempo; non interrompere le persone quando parlano; rimani in argomento; evitare l'uso dell'umorismo; e preparati a domande dirette e personali.
Preparazione
Comunica a tutti i partecipanti l'ora di inizio il prima possibile e assicurati che tutti, sia giapponesi che non giapponesi, capiscano che la riunione avrà inizio in questo momento. La cultura giapponese attribuisce molta importanza alla considerazione per gli altri e la puntualità è un segno di rispetto.
Scegli una posizione tranquilla, se possibile. Molti giapponesi parlano inglese o hanno studiato inglese, ma i rumori di sottofondo possono rendere difficile seguire le conversazioni. Avere l'incontro in una posizione tranquilla garantirà un ambiente di ascolto confortevole.
Fornire una scelta di bevande. Contrariamente agli stereotipi popolari, non tutti i giapponesi bevono tè giapponese, specialmente non negli incontri di lavoro con persone non giapponesi. È meglio, se possibile, offrire ai partecipanti una scelta di caffè, tè, tè giapponese e acqua.
Assicurati che ci sia un ampio spazio tavolo per le persone per disporre i documenti e, se necessario, un dizionario elettronico. Ancora una volta, molti giapponesi parlano inglese, ma potrebbero volere, di volta in volta, verificare il significato di parole oscure o sconosciute usate durante l'incontro.
Consenti tempo prima che la riunione inizi per consentire alle persone di scambiarsi biglietti da visita e presentarsi in modo informale l'un l'altro. Lo scambio di biglietti da visita è un atto significativo e obbligatorio per gli uomini d'affari giapponesi.
Avvio della riunione
Segnala che l'incontro inizierà, permettendo alle persone di organizzarsi e prepararsi.
Presenta i partecipanti. Se stai conducendo l'incontro in giapponese, usa lo stile di presentazione giapponese: prima l'organizzazione, il secondo il cognome seguito da "-san". il nome dato per ultimo Puoi scegliere di lasciare che i partecipanti si presentino; questo è perfettamente accettabile e, se in inglese, la persona giapponese può godere della sfida di mostrare la sua abilità inglese di fronte al gruppo.
Ristabilire lo scopo e gli obiettivi dell'incontro. Questo dovrebbe essere stato annunciato in anticipo, ma aiuterà le persone se vengono ricordate. Rimanere in tema è un segno di considerazione in Giappone.
Condurre il Meeting
Non interrompere le persone quando parlano. Consenti ai relatori di fare il punto. In Giappone, le persone tendono a spiegare i punti dando prima delle ragioni e poi affermando il punto, mentre le persone nelle culture occidentali affermano prima il punto e poi danno delle ragioni. Questo diverso stile di comunicazione può essere fonte di impazienza da parte degli occidentali, ed è meglio gestirlo senza interruzione.
Rimani in argomento. Conserva eventuali didascalie o aneddoti per la fine o la riunione.
Evita l'uso dell'umorismo. Anche se la cultura giapponese sta cambiando, e l'umorismo è abbastanza comune in Giappone, è sempre meglio evitare l'umorismo negli incontri di lavoro. L'umorismo può essere un segno di amicizia per gli americani, ma per gli uomini d'affari giapponesi può essere un segno di immaturità, e corre anche il rischio di non superare la barriera linguistica o culturale.
Preparati per domande dirette. Il sito web "Traduzioni straniere" avverte i lettori che i giapponesi tendono ad essere diretti nelle loro domande quando arrivano a conoscere nuove persone (vedi riferimento 1). Domande come "Quanti soldi fai?" "Sei single?" o "Quanti anni hai?" potrebbe accadere. Se non ti senti a tuo agio nel rispondere a tali domande, trova un modo educato per deviare la domanda e non mostrarti offesa.
