Avere le persone giuste presentarsi alla riunione di lavoro può creare o distruggere l'evento. Quando realizzi un invito irresistibile e professionale, convinci gli invitati dell'importanza dell'incontro, della necessità della loro partecipazione e del beneficio per loro.
Personalizza l'invito se invii singole lettere. Usa la carta intestata dell'azienda o il tuo logo se stai spedendo le carte prestampate. Per gli inviti via e-mail, visualizza il tuo logo e i link ai siti web. Indirizzare ogni persona per nome e fare in modo che la corrispondenza provenga da un funzionario di alto livello, completo di firma.
Conduci con una frase di apertura convincente che spiega cosa sta succedendo e perché la persona è invitata a partecipare. Ad esempio, "La tua esperienza nel settore ti rende un candidato ideale per il nostro nuovo comitato direttivo. Mi piacerebbe invitarvi a incontrarvi e socializzare con i promotori della nostra business community a pranzo e presentazione ".
Menziona l'esclusività dell'incontro, l'argomento da discutere o i risultati desiderati della giornata. Ad esempio, "Abbiamo invitato solo una dozzina di importanti amministratori delegati locali a far parte di questa tavola rotonda. Il nostro obiettivo è quello di confrontare le raccomandazioni di business da consegnare al legislatore statale il prossimo anno per quanto riguarda le esigenze uniche degli imprenditori nel nostro stato. Vogliamo che la tua voce sia ascoltata."
Nota i relatori, i pasti o le opportunità di networking che potrebbero interessare i professionisti impegnati. Ad esempio, "Ascolteremo i candidati locali in cerca di ufficio e forniremo un periodo per le domande e risposte. Forniremo anche un brunch e un bar per il catering."
Includi tutti i dettagli pertinenti della riunione in una sezione evidenziata o in grassetto della tua lettera che si distingue per l'invitato. Informazioni vitali come data, ora e luogo possono perdersi nel corpo di una lettera. Metti tutto in una sezione per un facile riferimento.
Richiedi un RSVP entro una data specifica in modo da poter pianificare di conseguenza. Offri agli invitati diversi modi per confermare la presenza, ad esempio via email, sito web aziendale, scheda prestampata o telefonata.
Suggerimenti
-
Controlla i calendari aziendali e locali per gli eventi in conflitto prima di pianificare una data e un'ora. Non si vuole competere con una funzione della Camera di commercio, un evento del Rotary club o una grande conferenza o fiera commerciale.
Invia gli inviti almeno un mese prima con avvisi di promemoria due settimane per dare ai partecipanti il tempo di aggiungerti al loro programma. Se si tratta di un incontro o una conferenza importante in cui le persone hanno bisogno di pianificare viaggi e alloggi, dare almeno sei mesi di preavviso quando possibile.
