Per molti secoli, i contratti sono diventati il modo universale per stabilire un accordo giuridicamente vincolante tra due parti. La gestione dei contratti prevede la gestione delle relazioni tra le entità, quali clienti, partner, fornitori o personale. Le procedure includono dettagli su come condurre le attività di negoziazione, implementazione, cessazione e rinnovo.
Elementi di procedura
Il tuo obiettivo nella gestione dei contratti è massimizzare i profitti e minimizzare i rischi. Le procedure chiaramente definite facilitano il coordinamento tra le parti coinvolte. I contratti commerciali comprendono fatture, ordini di acquisto e accordi di partnership. Implementare procedure di gestione dei contratti utilizzando sistemi di software o semplicemente documentati come un manuale.
Le vostre procedure dovrebbero definire in che modo sono specificati i requisiti per i prodotti o i servizi forniti. L'aderenza alle specifiche del contratto spesso costituisce la base per determinare la qualità. Le diverse esigenze aziendali causano modifiche ai contratti, come consentito dalle procedure di gestione dei contratti. Mettere in atto procedure complete di gestione dei contratti in modo tale che, in caso di contestazioni delle fatture contestate e di problemi insoddisfatti, vengano risolte più rapidamente perché i contratti sono solidi.
Assicurati di seguire le leggi e i regolamenti che regolano il linguaggio contrattuale e i diritti e le responsabilità delle persone coinvolte. Mentre una volta una semplice stretta di mano era considerata giuridicamente vincolante, le aziende moderne ora fanno affidamento su una serie di documenti legali per effettuare transazioni commerciali. Documentare come generare quattro tipi principali di contratti: prezzi fissi, rimborsi spese, parzialmente definiti e accordi con lettere. Le procedure per lo sviluppo e la gestione del contratto per ciascun tipo devono indicare come elencare il prezzo, definire l'ambito, determinare il programma di consegna, valutare il rischio per ciascuna parte e descrivere eventuali rapporti commerciali in corso (se pertinenti).
Preparati per la gestione di diversi scenari. Per i contratti a prezzo fisso, le procedure aggiuntive devono specificare condizioni attenuanti come la modalità di scrittura del contratto se l'esatta quantità di materiali non è nota o se l'attività si protrae per un lungo periodo di tempo. Alcuni settori, come quello dell'edilizia, includono incentivi nei contratti per motivare l'efficacia operativa. Le procedure associate ai contratti rimborsabili sui costi definiscono come specificare le condizioni in modo che l'acquirente si assuma il rischio finanziario dal venditore accettando un prezzo che copra (tipicamente) tutti i costi più una commissione. Le regole per il monitoraggio di questi tipi di contratti (tipicamente utilizzati da agenzie senza scopo di lucro o partner commerciali per i quali il guadagno finanziario non è l'obiettivo principale) implicano chiare dichiarazioni di aspettativa. Stabilire le procedure anche per contratti parzialmente definiti e accordi di lettere. Investire tempo e fatica nello sviluppo di procedure complete garantisce un flusso regolare delle operazioni aziendali.
