Una lettera di rimprovero per assenteismo è un passo formale che potrebbe portare a un licenziamento, una retrocessione o una riduzione dell'orario di lavoro. La lettera indica che la direzione ha serie preoccupazioni riguardo all'impegno del dipendente nel lavoro o alla capacità di svolgere le proprie mansioni in modo responsabile. Digitando la lettera sulla carta intestata dell'azienda e consegnandola a mano in una busta sigillata si aggiunge impatto. L'obiettivo è costringere il dipendente a rendersi conto che il suo record di presenze deve migliorare.
Esaminare le note per confermare che il dipendente ha ricevuto rimproveri verbali per assenteismo. Annota la data dei rimproveri verbali e la risposta del dipendente. Nota se il dipendente ha promesso di correggere il problema ma non lo ha fatto.
Rimproverare il dipendente nel primo paragrafo della lettera. Informare il dipendente che la lettera è utilizzata come rimprovero formale per l'assenteismo e che ulteriori azioni correttive sono possibili se la situazione continua.
Dettagli l'assenteismo nel secondo paragrafo. Utilizzare i fogli di presenza o le registrazioni fornite dalle risorse umane per annotare i giorni in cui il dipendente ha perso con assenze giustificate o ingiustificate. Dì al dipendente perché frequenti assenze fanno male al dipendente e alla compagnia. Spiega che l'assenteismo cronico fa sì che i dipendenti del dipendente perdano fiducia nel dipendente, o costi il denaro dell'azienda a causa della perdita di produzione.
Chiudi la lettera spiegando cosa deve fare il dipendente per tornare in pista. Ad esempio, spiegare che per i prossimi sei mesi il dipendente deve richiedere giorni di anticipo in anticipo per iscritto. Si noti inoltre che il dipendente deve fornire una nota del medico per le assenze a causa di malattia. Spiega al dipendente che il mancato rispetto delle regole potrebbe portare a ulteriori correzioni disciplinari, fino al licenziamento. Nell'ultimo paragrafo si rimanda l'impiegato ai programmi di consulenza se ricorrenti problemi personali o familiari sono la ragione dell'assenteismo.
