Mantenere la documentazione corretta per aiutare la tua azienda a funzionare senza problemi può aiutarti a evitare un controllo delle entrate alla fine dell'anno. Se invece si affronta un controllo delle entrate, i documenti archiviati correttamente possono semplificare il processo. Conservare tutte le ricevute per acquisti, spese, donazioni e estratti conto bancari insieme a eventuali estensioni fiscali archiviate può aiutarti nel processo di verifica.
Ricevute lorde
Le entrate lorde derivano dalla vendita dei tuoi beni o servizi. Questi includono i nastri del registratore di cassa, le ricevute di deposito bancario, i libri delle ricevute, le fatture, gli scontrini di ricevuta della carta di credito e tutti i 1099-MISC che avete versato agli appaltatori freelance. Mantenere questi documenti è necessario per aiutarti a presentare le tue tasse in un secondo momento per mostrare il reddito per la tua attività. Alternative accettabili per l'Internal Revenue Service (IRS) durante una verifica se non si dispone di una ricevuta, come un assegno annullato, è una dichiarazione di istituto finanziario con il numero di assegno, l'importo dell'assegno, il nome del beneficiario e la data di registrazione dell'importo dall'istituto finanziario. Se il pagamento è stato effettuato tramite un trasferimento elettronico di fondi (EBT), la dichiarazione deve indicare il nome del beneficiario, l'importo e la data in cui l'importo è stato trasferito dal proprio istituto finanziario. Per le carte di credito, la dichiarazione deve indicare l'importo addebitato, il nome del beneficiario e la data di elaborazione della transazione.
Acquisti e spese
Qualsiasi acquisto commerciale deve essere accompagnato da una ricevuta sotto forma di polizze di carta di credito, fatture pagate, assegni annullati e polizze di cassa. Una spesa è un acquisto effettuato dalla tua azienda che non viene rivenduto come bene o servizio, come mobili da ufficio o computer. Conserva tutte queste ricevute in un posto dove puoi accedervi immediatamente.
Estratti conto bancario
Gli estratti conto bancari per l'anno fiscale devono essere archiviati con le entrate lorde, gli acquisti e le spese. Le dichiarazioni confermano ciò che l'azienda ha pagato e preso in considerazione per l'anno fiscale. Un anno fiscale fiscale è di 12 mesi consecutivi che terminano l'ultimo giorno di qualsiasi mese diverso da dicembre.
Riscossione delle imposte sui salari
Sarà inoltre richiesto l'importo versato ai dipendenti come assegni o depositi diretti. La dichiarazione dei redditi sui salari dovrebbe includere tutte le tasse federali e locali, nonché una contabilità di eventuali ritenute sui conti di pensionamento. Le imposte sui salari dei dipendenti dovrebbero essere conservate per almeno quattro anni, che è il periodo di tempo richiesto dall'IRS.
Tenuta del registro
La tenuta dei registri suggerita dall'IRS include il mantenimento di un libretto degli assegni di lavoro, un riepilogo giornaliero e mensile delle ricevute di cassa, un registro o giornale di eventuali assegni, qualsiasi compensazione dei dipendenti e un foglio di lavoro di ammortamento. Un altro consiglio IRS è quello di mantenere il libretto degli assegni di lavoro separato dal libretto degli assegni personali. Questo viene fatto per tenere separate le spese personali dalle spese aziendali. Conservare tutti i record relativi alla propria attività almeno all'importo minimo richiesto dall'IRS e tutte le dichiarazioni dei redditi precedentemente archiviate.
I dipendenti
Tenendo un registro di tutti i tuoi dipendenti, sia passati che presenti, con i loro numeri di previdenza sociale, le informazioni di contatto e i loro moduli I-9 e W-4 sono un requisito dell'IRS. Il modulo I-9 verifica che il dipendente sia legalmente in grado di lavorare negli Stati Uniti. Il modulo W-4 è compilato per il Certificato di ritenuta d'acconto dei dipendenti, che consente di stimare quanto trattenersi dalle retribuzioni del dipendente dal grafico nel modulo.
