L'elenco di controllo di controllo interno per i firmatari di controllo varia tra le organizzazioni. Ogni azienda deve determinare un piano adeguato per la gestione dei rischi al fine di eliminare il potenziale di disonestà e prevenire le frodi. Per alcune entità, il processo inizia con l'ordinamento di assegni e intervalli da archiviazione di assegni al requisito di due firmatari o approvazione speciale per assegni che superano un importo specifico. Rivedere periodicamente le regole per assicurarsi che comprendano le migliori pratiche.
Politica scritta
Metti per iscritto politiche o controlli interni che specificano i controlli dell'organizzazione per i controlli dall'ordinazione e dalla ricezione alla firma effettiva. Gli strumenti di progettazione consistenti in documenti e record in record controllano tutte le transazioni e gli eventi di scrittura. Assicurarsi che la struttura disponga di una memoria adeguata e che i programmi per computer dispongano di una sicurezza di autorizzazione adeguata.
Assegno in bianco
Molte organizzazioni hanno persone o custodi che hanno la responsabilità di mantenere il foglio di controllo per gli assegni in bianco. La procedura può comportare le seguenti fasi: registrare la data di consegna dei controlli in bianco e indicare la sequenza dei controlli ricevuti. Inserire i numeri di controllo mancanti sul foglio di controllo. L'individuo che riceve la partita di assegni in bianco deve data e firmare per ogni spedizione. Inoltre, registrare la data e la sequenza di assegni inutilizzati restituiti allo spazio di archiviazione. Verifica l'ultimo assegno emesso; questo assicura che la sequenza di controllo sia mantenuta intatta.
Controlli e saldi indipendenti
I controlli e i saldi indipendenti costituiscono le migliori pratiche in materia di controlli interni per i firmatari di assegni. Ciò include la garanzia degli importi dei controlli, la riconciliazione degli importi corretti, inclusi i controlli di ufficio, il confronto delle attività con la contabilità registrata, i controlli informatizzati. Inoltre, rivedere la gestione dei report contabili, ad esempio i report sui saldi stagionati e altri report automatizzati.
Recensioni amministrative
A volte potrebbe non essere pratico per un'organizzazione organizzare i compiti; in questo caso, l'amministratore dovrebbe condurre revisioni di routine per garantire l'integrità del processo di scrittura dell'assegno. Firmare solo gli assegni con la documentazione adeguata e assicurarsi che l'individuo che firma gli assegni spedisca i controlli dall'ufficio. Quando possibile, non restituire gli assegni alla persona che detiene i pagamenti in contanti e gli estratti conto fornitori. Per questioni di politica, non effettuare assegni intestati a "Contanti".
Account separati
Stabilisci almeno due conti bancari separati per la tua azienda. Depositare tutti i fondi e le entrate nel primo account. Trasferisci solo fondi sufficienti nel secondo account per coprire i controlli che scrivi. Un membro del consiglio di amministrazione o altra persona designata dovrebbe avere l'autorizzazione a trasferire fondi sul conto. Inoltre, creare un account separato per il libro paga; di nuovo, trasferire solo l'importo necessario per soddisfare il libro paga.
firme
Alcune schede possono richiedere due firme per gli assegni. Tuttavia, ottenere due firme può essere complicato e richiedere che i controlli in bianco siano firmati in anticipo. Se la politica non funziona per la tua organizzazione, cambia la politica in un requisito di un firmatario fino a un importo specifico in dollari. Inoltre, impostare un deposito diretto per i dipendenti e utilizzare un servizio di buste paga di terze parti.
