Sia che l'incontro sia stato con colleghi o concorrenti, sei sempre ben informato di riassumere ciò che è stato discusso e soprattutto cosa è stato deciso, e di farlo per iscritto, il prima possibile dopo. È possibile combinare pezzi rilevanti da una libreria di documenti aziendali, come quella su "Inc." Sito web della rivista.
Articoli di cui avrai bisogno
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Note o altri documenti della riunione
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Documenti referenziati o distribuiti nella riunione
Inizia con un riassunto amichevole ma chiaro della data, dell'ora e del luogo dell'incontro, che ha partecipato a quali capacità e una breve dichiarazione sullo scopo dell'incontro. Ad esempio, "Caro Mike: grazie ancora per aver passato ieri mattina con me e Steve dal nostro reparto artistico, discutendo i piani per la riprogettazione della confezione".
Esaminare quali documenti e materiali sono stati presentati durante l'incontro e qualsiasi argomento significativo di discussione su di essi: "Sono contento che le idee di Steve siano piaciute a me. Abbiamo concordato che il cartone esagonale offre al tuo prodotto un cambiamento significativo per richiamare l'attenzione su le caratteristiche che si aggiungono l'anno prossimo, ma che costruendole a trovarsi orizzontalmente sullo scaffale saranno più stabili e ci consentiranno di realizzare entrambe le estremità solo leggermente convesse, invece di un piano e l'altro un punto esteso senza una vera connessione al Prodotto."
Fornire rapporti su tutti gli elementi d'azione concordati nell'incontro: "Steve si è impegnato ad avere le nuove specifiche di progettazione per la nostra unità di fabbricazione oggi e dovrebbero essere in grado di darmi nuovi costi per il cartone orizzontale entro la fine della settimana. e saremo entrambe delusi se queste cifre non siano almeno il 20% inferiori alle stime di ieri per il cartone verticale ad alto limite, dal momento che la fabbricazione sarà simmetrica e meno complessa da adattarsi. decidere da parte tua se la fibbia della cintura sarà stampata o in rilievo e se vuoi che ci sia inchiostro metallico su di essa, prima di poter aumentare i costi ".
Imposta le scadenze per i passaggi successivi di tutte le parti: "Ho preso nota del fatto che pensavi di poter ottenere quelle decisioni fatte oggi o domani. Ciò ci consentirebbe di tornare da te entro lunedì con cifre di costo abbastanza solide da poter iniziare per formalizzare un contratto."
Chiudi la lettera in modo amichevole come appropriato alla natura dell'incontro, e ripeti i piani per eventuali altri incontri che hai programmato: "È sempre un piacere incontrarsi con te. Pranzerò martedì nel tuo ufficio sul mio calendario, quando porterò il modello su cui Steve sta lavorando. Per favore fatemi sapere se Jan sarà davvero in grado di unirsi a noi."
Suggerimenti
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L'e-mail va bene come un modo per inviare followup nel modo più tempestivo, ma è sempre meglio spedire anche una copia cartacea, specialmente quando la riunione include più società e questioni che saranno formalizzate in seguito nei contratti e negli ordini di acquisto. Invia copie della lettera di recapito a tutti coloro che hanno partecipato alla riunione o che sono menzionate nella lettera per nome, funzione o dipartimento.
