Le prime impressioni contano, quindi è meglio farne una buona, specialmente quando si richiede una riunione di lavoro. Che tu abbia intenzione di scrivere a un potenziale partner commerciale, un funzionario governativo o un cliente, la tua scelta di parole può fare la differenza. Una lettera di richiesta di appuntamento scritta male può influenzare la tua immagine e il tuo marchio. Inoltre, può rovinare le tue possibilità di ottenere una risposta positiva.
Utilizzare un oggetto appropriato
Quando si invia una lettera di richiesta di appuntamento, assicurarsi che la riga dell'oggetto evidenzia la propria intenzione di incontrare il destinatario. Tenerlo breve e semplice. Ecco alcuni esempi:
- Richiesta di incontro
- Richiesta per l'appuntamento della riunione
- Lettera di richiesta di riunione
- Richiesta di incontrarsi in (giorno della settimana)
- Pianificazione di una riunione
A seconda delle preferenze, è possibile posizionare la riga dell'oggetto sopra o sotto l'indirizzo del destinatario. Se desideri contattare il destinatario online, puoi utilizzare lo stesso oggetto per la tua e-mail e lettera.
Presentati
Inizia la lettera presentandoti. Nel caso in cui hai incontrato il destinatario a un certo punto, assicurati di menzionarlo. Fornisci una breve descrizione della tua organizzazione o della sua missione, se necessario. Ad esempio, potresti dire qualcosa del tipo:
Gentile rappresentante (cognome)
Il mio nome è (il tuo nome) e ti sto contattando per conto di (nome dell'azienda). Abbiamo un interesse comune in … e vorrei discutere di più.
Se hai un referral, puoi iniziare con: (Nome del referente) ha affermato che eri interessato a saperne di più sui nostri prodotti e servizi. Vorrei invitarvi a discutere di più nel nostro ufficio il (data e ora).
Indicare lo scopo della riunione
Lascia che il destinatario sappia cosa aspettarsi dalla riunione, compreso quanto tempo ci vorrà. Fornire un programma approssimativo e coprire i punti principali. Ad esempio, puoi dire:
Grazie in anticipo per l'esame di questa richiesta. Gradirei avere l'opportunità di incontrarti e discutere di come unire le forze su progetti futuri.
Il nostro incontro riguarderà una breve panoramica delle nostre tecnologie e risorse, nonché alcuni esempi del nostro lavoro in questo settore. Siamo anche interessati a discutere di una potenziale collaborazione che sarebbe vantaggiosa per entrambe le parti.
Cerca di spiegare cosa stai cercando e perché stai richiedendo questo incontro in primo luogo. Proponi due o tre date e orari e poi chiedi gentilmente ai destinatari di confermare la loro disponibilità.
La tua lettera potrebbe dire qualcosa del tipo:
Per favore, suggerisci una data e un'ora, come da programma.
Sei disponibile su data e ora? In caso contrario, vi preghiamo di contattarci a (numero di telefono) o (indirizzo di posta elettronica) per programmare un orario di riunione.
Seguiremo a breve per confermare la ricezione di questa lettera e impostare un giorno e un'ora che è conveniente per voi.
Usa il formato corretto
Le lettere commerciali hanno un formato specifico. Scrivi il tuo nome e indirizzo nell'angolo in alto a destra della pagina. Digita le informazioni di contatto del destinatario nell'angolo sinistro della pagina o sotto il tuo indirizzo.
Lascia ampi margini e usa uno spazio vuoto del brand, se possibile. Mantieni la lettera breve e precisa; idealmente, non dovrebbe superare una pagina. Utilizzare un saluto formale, come ad esempio "Caro signor (nome del destinatario). "Se non si conosce il nome esatto del destinatario, è possibile utilizzarlo "Caro signore o signora." Termina la lettera con "Cordialmente", "Rispettosamente" "Distinti saluti" o altre chiusure formali, seguite dal tuo nome.
Una lettera di richiesta di appuntamento dovrebbe essere chiara e concisa. Taglia parole inutili e informazioni inutili. Usa un font facile da leggere come Times New Roman o Arial. Ricordarsi di correggere la lettera prima di inviarla.
