Le procedure di controllo interno sono utilizzate per prevenire le frodi e sono fondamentali per ogni organizzazione ben gestita. Tali sistemi separano i doveri tra i dipendenti all'interno di un'organizzazione. È importante avere a portata di mano i manuali delle procedure di controllo interno. I dipendenti li usano come riferimenti quando le procedure o le funzioni sono in questione. Le informazioni contenute nei manuali delle procedure di controllo interno variano da azienda a società, ma la procedura per scriverne una è la stessa.
Scrivi una panoramica e un indice. La panoramica descrive brevemente la responsabilità fiscale, che include i concetti e le componenti del controllo interno. Il sommario inizia con Segregation of Duties. I contenuti che seguono in genere sono: recensioni, riconciliazioni, approvazioni, beni, esborsi, risorse umane, acquisti e contatti.
Completa la sezione Segregation of Duties. Descrivere i dettagli relativi alla separazione dei compiti per cose come i dipendenti che ricevono e registrano i pagamenti, in contrasto con i pagamenti di deposito. Un'altra separazione importante è che se un dipendente è un beneficiario, un altro dipendente effettua il check out.
Determinare le procedure per le prossime due sezioni, Recensioni e riconciliazioni. Le recensioni sono procedure impostate per eseguire regolarmente indagini di budget, operazioni di controllo a campione e indagini su attività insolite. La sezione Riconciliazioni contiene procedure come la comparazione di set di dati per garantire l'accuratezza, esaminare le differenze e agire. Ciò include anche la specificazione del fatto che un dipendente che accede a transazioni non riconcilia nessuno dei conti bancari.
Completa le sezioni Approvazioni, Asset e Distribuzioni. La parte Approvals indica quali dipendenti hanno l'autorizzazione per l'approvazione delle transazioni. L'autorità viene data solo a dipendenti responsabili con una conoscenza dettagliata dell'azienda. La sezione Risorse elenca tutti i tipi di risorse all'interno dell'organizzazione. Sotto ogni categoria di asset, vengono descritte le procedure specifiche che descrivono in dettaglio come vengono gestite e monitorate le risorse. La sezione Distribuzioni descrive le politiche e le procedure della società per la distribuzione di denaro, compresi i controlli sui salari.
Completa il manuale completando le ultime tre sezioni: Risorse umane, Acquisti e Contatti. La sezione Risorse umane (Risorse umane) fornisce istruzioni dettagliate per i dipendenti delle risorse umane su come vengono gestite le informazioni sui dipendenti. La sezione Acquisti spiega le procedure di acquisto della società. Infine, la sezione Contatti elenca le persone della compagnia che i dipendenti possono contattare quando sorgono domande o problemi.
