Di volta in volta, i lavoratori possono aver bisogno di aggiornare i loro ricordi su come eseguire determinati compiti. Allo stesso modo, i nuovi dipendenti di un'organizzazione vorranno imparare le corde il più rapidamente possibile senza dover continuare a interrompere supervisori o colleghi di lavoro con innumerevoli domande. Un manuale delle procedure d'ufficio realizza entrambi questi obiettivi fornendo al contempo protocolli scritti e aspettative sulle prestazioni che possono essere successivamente citati nelle valutazioni dei dipendenti e nella documentazione per le azioni disciplinari.
Identifica lo scopo e la portata del manuale dell'ufficio che desideri sviluppare. Il contenuto dei manuali d'ufficio rientra generalmente in due categorie: (1) come interagire con le persone e (2) come eseguire attività specifiche, compresa l'operazione delle attrezzature necessarie per creare, gestire e consegnare beni e servizi. I manuali di Office includono spesso anche organigrammi, directory di risorse e moduli di esempio. La complessità di un manuale d'ufficio si basa su chi saranno gli utenti target. Se, per esempio, il contenuto si riferisce alle relazioni con i clienti e come elaborare i reclami, non avrebbe senso includere capitoli su come funziona un carrello elevatore o come manipolare materiali pericolosi.
Scegli la presentazione del formato più adatta alle esigenze della tua azienda. Mentre i manuali d'ufficio sono generalmente pensati come linee guida stampate su carta e collocati in raccoglitori a tre anelli con schede divisorie soggetto, la tecnologia ha aperto la porta a metodi più eccitanti, oltre che più economici, per fornire informazioni. Si consideri, ad esempio, se un manuale di procedure online renderebbe più facile e veloce per i dipendenti accedere alle informazioni inserendo parole chiave. Un formato elettronico potrebbe anche facilitare il processo di aggiornamento e revisione dei contenuti, nonché l'integrazione di contenuti audio e dimostrazioni video per migliorare l'apprendimento.
Fai un elenco di tutti gli argomenti dei capitoli che vuoi che il tuo manuale indirizzi. Se, ad esempio, decidete di scrivere linee guida su come utilizzare vari pezzi di apparecchiature per ufficio, identificherebbero singole sezioni per computer, fax, sistemi telefonici, microfiche, macchine fotocopiatrici, sistemi di registrazione, misuratori di affrancatura e dispositivi di fascicolazione. Decidi se vuoi scrivere tu stesso tutti i contenuti o assegnare la prima bozza di ogni sezione a persone che conoscono bene l'argomento.
Organizzare passaggi procedurali dai concetti più semplici a quelli che sono più complicati. Considerare se l'inclusione di fotografie, disegni, tabelle o altri elementi grafici possa integrare la comprensione del materiale da parte dell'utente. Fornire un glossario di acronimi e terminologia specifica del compito. Dove possibile, fornisci esempi su come compilare gli ordini di richiesta, le spese di viaggio, le richieste di ferie, i fogli di presenza, le ricevute dei clienti e altri moduli utilizzati dall'azienda.
Stabilire un intervallo di tempo per completare ciascuna sezione del nuovo manuale. Se necessario, pianifica un intervallo di tempo ogni giorno per la ricerca, la scrittura, la revisione e l'assemblaggio dei contenuti.
Prima di procedere alla divulgazione, il contenuto viene esaminato dal personale delle risorse umane e dallo staff legale per garantire che la sua lingua sia chiara, ordinata e coerente con i mandati e i regolamenti statali e federali. Fornire a ciascun destinatario del manuale un foglio di approvazione che indichi il proprio consenso a leggere il materiale e rispettare le sue direttive.
Suggerimenti
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Un manuale d'ufficio dovrebbe sempre essere considerato un work in progress e, quindi, essere rivisto su base continuativa per assicurare che il contenuto sia un riflesso accurato delle procedure seguite e delle attrezzature utilizzate per eseguire tali compiti.
