Molte persone pensano che un addetto alla reception e una segretaria abbiano lo stesso lavoro, le stesse responsabilità e i due titoli di lavoro siano intercambiabili. La ragione per cui le persone sostengono questa ipotesi è che sia i segretari che i receptionist rispondono spesso ai telefoni e svolgono compiti di ufficio. I due lavori sono completamente diversi perché un segretario e un addetto alla reception hanno ruoli e requisiti diversi.
segretario
I compiti di un segretario variano a seconda del tipo di segretario e della dimensione dell'organizzazione. Le tendenze del business sono cambiate con i progressi tecnologici. In passato, ogni manager aveva la sua segretaria. A causa dell'email e della segreteria telefonica automatizzata, una segretaria può lavorare per più manager. In una piccola azienda, potrebbe esserci una segretaria per tutti i manager. Gestisce tutta la posta, pianifica appuntamenti, ordina forniture e risponde al telefono. Se la segretaria lavora solo per uno o due manager, riceve spesso mansioni aggiuntive simili a quelle di un amministratore. Ad esempio, un segretario delle risorse umane potrebbe verificare i riferimenti. Un segretario di solito deve avere almeno un diploma di scuola superiore, e molti uffici preferiscono assumere quelli che hanno una laurea in lettere liberali, una formazione di segreteria o una laurea o una certificazione da una scuola di supporto amministrativo. Un segretario deve anche avere una velocità di battitura veloce, conoscenza dei computer e delle abilità comunicative e delle persone, rapporti dell'Università di Stato.
receptionist
Un addetto alla reception è chi vedi per primo quando entri nella porta di un'azienda. L'addetto alla reception accoglie i visitatori, risponde al telefono, scrive lettere e documenti e mantiene l'area della reception pulita durante la giornata lavorativa. Un addetto alla reception può anche firmare i visitatori all'interno e all'esterno di un'azienda, smistare la posta, conservare un registro di presenza dei dipendenti e lettere di correzione, rapporti ed e-mail. Di solito si preferisce un diploma di scuola superiore. Ma, se sei intelligente e hai un comportamento amichevole e aspetto, i datori di lavoro spesso valutano tali qualità rispetto all'istruzione formale. Alcune società offrono formazione pratica agli addetti alla reception, secondo la State University.
Differenze nella responsabilità lavorativa
Parte delle responsabilità di un addetto alla reception è di salutare i visitatori dell'azienda; un segretario di solito non è responsabile per salutare i visitatori. Un segretario potrebbe accogliere i visitatori, ma solo se stanno visitando uno dei manager particolari per i quali lavora la segretaria. La segretaria lavora specificamente per uno o più manager. L'addetto alla reception rappresenta l'intera azienda e non funziona in modo specifico con nessuno. Un segretario potrebbe avere ulteriori responsabilità, come la pianificazione degli appuntamenti, l'ordinazione di forniture, l'organizzazione di viaggi e il trattamento di piccoli soldi. Può anche avere ulteriori responsabilità a seconda del suo tipo, come legale, finanziario o di marketing. Le responsabilità di un addetto alla reception sono generali: saluto, risposta ai telefoni, smistamento della posta e altre piccole responsabilità determinate dalla società, secondo la State University.
Altre differenze
La receptionist si trova spesso nella zona più visibile della compagnia. Lei è la prima persona che vedi quando entri in compagnia. L'ufficio o l'area della segreteria si trova spesso vicino ai gestori per i quali lavora. Inoltre, un segretario di solito è tenuto ad avere almeno un diploma di scuola superiore e persino un diploma o una laurea. Per un addetto alla reception, un diploma di scuola superiore è preferito ma non sempre richiesto. A partire dal 2009, lo stipendio medio annuo per addetti alla reception e addetti alle informazioni era $ 26.010, lo stipendio medio annuo per i segretari di livello inferiore era $ 31.060 e lo stipendio medio annuo per segretari esecutivi e assistenti amministrativi era $ 44.010, secondo il Bureau of Labor Statistics.
