Una singola azienda può avere diverse posizioni per mantenere le operazioni senza intoppi e mantenere felici i dipendenti. Due di queste posizioni sono segretarie e responsabili d'ufficio e differiscono notevolmente in termini di responsabilità, portata, istruzione e salario. Mentre un responsabile dell'ufficio lavora a stretto contatto con le operazioni interne, i segretari servono sia i dirigenti che l'azienda, soprattutto se il segretario assume funzioni di receptionist generali.
Segreteria Descrizione del lavoro
I segretari svolgono due ruoli essenziali, fornendo supporto ai responsabili di ufficio o ai dirigenti e svolgendo compiti di base per receptionist. Rispondono ai telefoni, programmano riunioni e appuntamenti e scrivono rapporti o documenti per conto di dirigenti e dirigenti, gestiscono la posta in entrata e in uscita e aggiornano i documenti del software quando richiesto. I doveri effettivi possono variare a seconda della posizione in questione, in quanto i segretari legali possono gestire le richieste dei clienti legali e aggiornare le cartelle dei pazienti in un ambiente medico.
Descrizione del lavoro di Office Manager
Un responsabile dell'ufficio è responsabile della supervisione e guida dei dipendenti nell'ambiente dell'ufficio. I responsabili dell'ufficio conoscono gli obiettivi dell'azienda e del reparto in questione, quindi devono garantire che tutto il lavoro svolto dai dipendenti soddisfi le linee guida, gli obiettivi e gli standard aziendali. Alcuni manager delegano compiti, incarichi e progetti a dipendenti che lavorano in un reparto specifico. I responsabili di ufficio devono inoltre rispettare i budget stabiliti dall'ufficio contabilità e rispettare le scadenze pianificate.
Requisiti educativi
Un segretario ha spesso un diploma di scuola superiore. Viene fornita una formazione aggiuntiva sul lavoro, in modo che la segretaria apprenda le operazioni interne dell'azienda e utilizzi il sistema informatico durante il periodo di formazione. I segretari legali e medici possono richiedere una certificazione aggiuntiva da parte dell'Associazione nazionale dei segretari legali o dell'Associazione internazionale dei professionisti amministrativi. I responsabili degli uffici hanno spesso una formazione post-secondaria nella gestione dell'ufficio o servizi o supporto amministrativo. L'istruzione post-secondaria può includere una laurea o un diploma associato.
Differenze salariali
Dal momento che i dirigenti d'ufficio hanno un ampio background formativo e gestiscono altri dipendenti in un ufficio, ricevono uno stipendio più alto rispetto ai segretari, secondo le informazioni pubblicate sullo stipendio dell'Ufficio Bureau of Labor Statistics. A partire dal 2008, i responsabili degli uffici e i supervisori dei dipendenti hanno guadagnato circa $ 4590 l'anno, mentre i segretari hanno guadagnato una mediana di $ 25,240 a partire dal 2010. I segretari top pagati guadagnano $ 36,910 all'anno, ancora scendendo ben al di sotto della media dei dirigenti d'ufficio.
