Gli addetti alla reception sono di solito le prime persone che vedi entrare in un ufficio, il che li rende un'importante rappresentazione delle aziende per cui lavorano e degli altri professionisti in ufficio. Osservare l'etichetta aziendale è una parte importante del lavoro di un addetto alla reception, ma le opinioni diverse e mutevoli di ciò che costituisce le buone maniere rendono difficile per un receptionist o supervisore determinare un comportamento appropriato.
Significato
L'importanza di un addetto alla reception come persona che offre una prima impressione a chiamanti e visitatori è difficile da esagerare. Una receptionist con maniere povere imposta un tono negativo prima di una riunione e non riesce a ispirare fiducia nei potenziali clienti. D'altra parte, un addetto alla reception che osserva il galateo aziendale dà un forte senso di professionalità ed efficienza. Ciò non solo migliora l'immagine dell'azienda per gli estranei, ma aiuta anche gli altri lavoratori a sentirsi come se il loro ufficio fosse un luogo di lavoro professionale.
tipi
Gli addetti alla reception rappresentano i loro datori di lavoro in vari modi. Rispondere alle chiamate telefoniche e salutare i visitatori sono due dei compiti più comuni per gli addetti alla reception, ed entrambi richiedono un'etichetta corretta. La politica aziendale potrebbe richiedere ai receptionist di utilizzare uno script telefonico predeterminato quando ricevono chiamate e contattano diversi tipi di client. In altri casi, gli addetti alla reception sono autorizzati a utilizzare la propria discrezione nella gestione di ciascuna interazione con un livello di formalità e professionalità diverso, anche se appropriato. Le persone che lavorano in ufficio a volte trasmettono ulteriori regole a un addetto alla reception, ad esempio quando e come l'addetto alla reception può contattarle.
Formazione
Mentre alcuni uffici richiedono ai receptionist di tenere una scuola superiore o un diploma universitario, gran parte dell'addestramento di galateo di un receptionist avviene sul posto di lavoro. Gli addetti alla reception potrebbero iniziare a lavorare in un ufficio con una posizione che non richiede interazione, ad esempio un lavoro di inserimento dati o un assistente di ufficio. Un'attenzione alle politiche aziendali e al modo in cui i receptionist si comportano potrebbe qualificare i nuovi dipendenti per una prima posizione di receptionist, che genererà un'esperienza che può essere utile nel perseguire altri lavori di receptionist.
considerazioni
Ogni industria e ufficio ha le sue regole per l'etichetta del receptionist. Alcuni uffici richiedono un modo formale di vestire e parlare. Altri impongono una forma più informale di etichetta per far sentire i clienti rilassati e benvenuti. La comunicazione tra un nuovo addetto alla reception e supervisori è essenziale affinché tutti sappiano cosa ci si aspetta. Come receptionist, se non sei sicuro dell'etichetta per una particolare situazione, scusati educatamente e chiedi a un supervisore o ad un addetto alla reception senior come dovresti rispondere.
Suggerimenti
Anche se ogni ufficio è diverso, gli addetti alla reception possono comunque beneficiare di alcuni degli stessi suggerimenti. Il multitasking è essenziale per ottenere buoni risultati, ma quando qualcuno entra nell'ufficio è importante dedicarle tutta la sua attenzione. Ciò significa mettere le chiamate in attesa o completarle rapidamente, impostare i documenti e stabilire un contatto visivo diretto. Lo spazio di lavoro di un receptionist dovrebbe essere libero da confusione per proiettare un contegno più professionale e anche per rendere più facile completare compiti semplici come trovare informazioni e offrire a qualcuno una penna per compilare un modulo. Infine, quando conduci qualcuno in un ufficio, l'addetto alla reception dovrebbe sempre prendere l'iniziativa per assicurare all'ospite che la sua presenza è consentita e per salvarlo dall'imbarazzo di non sapere dove andare.
