I verbali delle riunioni descrivono le azioni intraprese durante una riunione. Il formato segue le regole dell'ordine di Robert e viene utilizzato per tutto, dagli incontri di club e di lavoro agli incontri di governo. Per le riunioni annuali di HOA (Homeowners 'Association), i verbali forniscono un registro delle decisioni e delle azioni del consiglio di amministrazione di HOA. Prendendo appunti e registrando la riunione, il segretario della commissione può registrare con precisione i minuti successivi alla riunione. Il parere deve essere lasciato fuori dai verbali per mantenere il documento conciso e obiettivo.
Utilizzare l'agenda della riunione per creare uno schema degli argomenti della riunione. Elenca gli argomenti e lascia spazio alle note.
Prendere appunti durante la riunione riguardanti presenze, mozioni, decisioni e argomenti discussi durante l'incontro. Nota chi ha detto cosa puoi attribuire correttamente. È possibile utilizzare un registratore vocale per evitare di perdere nulla. Le tue note dovrebbero riassumere la discussione. Annotare l'ora e la data della riunione e l'ora di fine della riunione.
Digitare i minuti iniziando con il nome di HOA e il nome della riunione. Elenco che ha partecipato e che era assente. Indicare i membri del consiglio per titolo e nome. Registrare l'ora e la data della riunione.
Elencare gli argomenti in ordine di discussione e includere eventuali mozioni, voti e decisioni per ciascun argomento. Elenca tutti i fatti presentati, tralasciando opinioni e congetture.
Allegare eventuali relazioni presentate durante la riunione. Elenca che sono stati presentati nel verbale.
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