Nel corso di una giornata di lavoro intensa, è facile per i dettagli importanti perdersi o dimenticati. Un accurato mantenimento dei registri è imperativo, specialmente durante le riunioni di lavoro. I verbali fungono da resoconto ufficiale dell'incontro. Dovrebbero descrivere chi era presente durante l'incontro, cosa è stato discusso e cosa è stato deciso. Se attentamente preparati, possono essere uno dei metodi più efficaci per tenere tutti informati e sulla stessa pagina delle decisioni aziendali passate, attuali e future.
Articoli di cui avrai bisogno
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Agenda delle riunioni
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Nota prendendo oggetti o un word processor
Registrare la data, l'ora e il luogo dell'incontro.
Elenca, in ordine di anzianità, tutti i presenti.
Indicare se è presente un quorum, se necessario. Non tutte le riunioni richiedono un quorum o un numero minimo di partecipanti per rendere valida la riunione. Tuttavia, se è richiesto e presente un quorum, significa che le decisioni aziendali prese durante la riunione sono valide e applicabili. Senza un quorum, l'azienda non può agire.
Descrivi i procedimenti in ordine cronologico. Inizia notando quando l'incontro è stato chiamato per ordinare e da chi.
Annotare il nome di ogni persona che inizia un argomento e annotare i dettagli più importanti sulla discussione.
Annota i nomi delle persone che sono d'accordo o in disaccordo con ciò che viene discusso e specificano concisamente la natura dell'accordo o del disaccordo.
Termina ciascuna sezione della riunione con un riepilogo della decisione finale.
Continua a ripetere i passaggi da 5 a 7 fino a quando la riunione è finita.
Scrivi un riepilogo formale dell'incontro in base alle tue note. Utilizzare la carta intestata dell'azienda e inviare la copia finale a ciascuna persona presente.
Suggerimenti
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Utilizzare l'agenda della riunione come schema per i minuti di riunione. Gli ordini del giorno in genere delineano gli argomenti principali dell'incontro. Utilizzare l'agenda come una struttura aiuta a mantenere i minuti organizzati.
Mentre la tecnologia può offrire certi risparmi di tempo, Neal Hartman, docente senior in comunicazione manageriale alla Sloan School of Management del MIT, suggerisce in una rubrica sul sito web di Forbes che proibisci la tecnologia durante le riunioni per tenere tutti concentrati. Se decidi di utilizzare la tecnologia per aiutarti a catturare i minuti, prendi in considerazione l'implementazione di software privo di distrazioni che blocca temporaneamente l'accesso a email, Internet o altri programmi oltre a un semplice elaboratore di testi.
