I verbali delle riunioni del consiglio sono documenti legali e disponibili per l'ispezione pubblica, rendendoli documenti importanti per un'azienda o un altro tipo di organizzazione. Più sono formali, più è importante che siano approvati dal consiglio prima che vengano diffusi. L'utilizzo di alcune semplici procedure ottimali per la registrazione e l'approvazione dei minuti ti aiuterà a semplificare questo processo e ridurre i documenti.
Riesaminare il processo per la registrazione dei verbali delle riunioni imposti dall'organizzazione. Molti seguono le Regole degli Ordini di Robert, consentendo l'uso del segretario di registrazione e seguono un modello per prendere appunti e creare i minuti finali. Chiedi quando e se dovresti includere i nomi dei membri del direttivo che fanno commenti o fanno domande, o se dovresti proteggere la loro privacy. Ad esempio, potrebbe essere necessario scrivere: "Si è discusso del fatto che la nostra concorrente, XYZ Corporation, stava usando pubblicità ingannevole e la FTC dovrebbe essere contattata," piuttosto che ", Bob Smith ha dichiarato di ritenere che il nostro concorrente, XYZ Corporation, stava usando pubblicità ingannevole e la FTC dovrebbe essere contattata. Debbie Jones e Hank Johnson sono d'accordo."
Assicurati di registrare i minuti con precisione. Chiedi ai membri del consiglio di amministrazione di smettere di parlare o il presidente di attendere prima di iniziare una nuova discussione ogni volta che ti ritrovi indietro nel prendere appunti. Chiedi ai membri di ripetere o chiarire qualsiasi informazione che non trovi chiara. I membri del consiglio di amministrazione di ripetizione fanno, inclusi sia un movimento originale che la versione finale modificata, ogni volta che viene presentata una mozione. Fai questo indipendentemente dal fatto che il movimento sia distaccato e se o passi. Registra i totali di qualsiasi voto, piuttosto che affermare semplicemente che è passato un voto.
Inviare il verbale al presidente del consiglio di amministrazione, al direttore esecutivo o al comitato esecutivo prima di inviarli alla pensione completa se questa è la procedura della propria organizzazione. Dopo aver ricevuto l'approvazione per l'invio del verbale alla pensione completa, inviare il documento a tutti i membri del consiglio, indipendentemente dal fatto che abbia partecipato o meno alla riunione e che sia o meno presente alla riunione in cui verrà approvato il verbale. Invia i minuti in anticipo in modo che i membri del consiglio possano leggerli, fare domande su di loro, discutere argomenti di ricerca e chiedere chiarimenti.
Alla successiva riunione del consiglio di amministrazione che costituisce il quorum, chiedi al presidente o a qualsiasi altro membro del consiglio di gestire la riunione successiva di fare una mozione affinché il consiglio di amministrazione approvi i verbali. Un quorum è il numero minimo di membri del consiglio richiesti per intraprendere un'azione ufficiale. Attendi che il movimento sia comandato e poi chiedi al capo incontro di aprire la discussione. Durante la discussione, richiedere un movimento da eseguire, distaccato e superato se ci sono cambiamenti o correzioni che devono essere apportate ai minuti. Dopo la discussione, o se non c'è discussione, chiedi al capo riunione di chiamare la domanda, o prendi il voto per approvare i minuti.
Suggerimenti
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Controlla se la tua organizzazione ha una regola locale o altra regola riguardante la data entro la quale i membri del consiglio di amministrazione devono ricevere i verbali delle riunioni.
