I verbali delle riunioni del personale forniscono una registrazione scritta delle decisioni prese, delle questioni discusse, dei voti, degli incarichi assegnati e di altre questioni che riguardano il personale. È importante cogliere i dettagli dell'incontro e l'essenza delle discussioni. Non è necessario registrare ogni parola pronunciata durante la riunione, ma si dovrebbe essere in grado di fornire ai partecipanti una registrazione accurata della riunione.
Articoli di cui avrai bisogno
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Strumenti per prendere appunti
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Registratore
Preparati all'incontro visitando la stanza per valutare dove dovresti sederti per ottenere il miglior punto di osservazione e trovare prese elettriche se ne hai bisogno. Visualizza i minuti precedenti per aggiornarti su come i minuti sono stati registrati in passato.
Ottieni una copia dell'agenda per aiutarti a organizzare i minuti per argomento. Ottenere un elenco dei partecipanti invitati e verificare i partecipanti chiedendo loro di accedere mentre entrano nella riunione.
Annota la data e l'ora in cui si è svolta la riunione. Scrivi ogni movimento come è stato presentato, parola per parola. Annota i voti e quanti votati, contrari e astenuti. Includi il nome del motion maker e chi secondi il movimento.
Utilizza i punti elenco per evidenziare argomenti di discussione importanti come budget, elezioni o la pianificazione di eventi aziendali. Nota i pro e contro sollevati durante la discussione e chi ha fatto ogni affermazione. Racchiudere ogni argomento di discussione con il risultato, che sarà una mozione e un voto, un incarico per ricercare l'argomento o un'azione designata.
Scrivi i minuti in un formato chiaro e di facile lettura per renderli più facili da seguire. Trova app e strumenti già creati per rendere più efficiente l'elaborazione dei minuti. Questi possono essere trovati su siti Web come onenote.com se si utilizza Windows. Dai un'occhiata a evernote.com per gli strumenti di scrittura, agreedo.com per gli strumenti per prendere appunti e la condivisione dei minuti, e Google doc per i modelli di riunioni e i modi semplici per condividere i minuti.
Scrivi i verbali il più presto possibile dopo la riunione, mentre le discussioni sono ancora fresche nella tua mente, preferibilmente entro 24 ore. Scrivi in terza persona per tutto il tempo.
Invia una bozza al manager o supervisore che ha presieduto la riunione per la revisione prima di inviare minuti al resto dei partecipanti. Apporta correzioni e invia una copia a tutti i presenti alla riunione. Allegare documenti appropriati come una copia di un budget, un elenco di azioni o un elenco di numeri di contatto.
Suggerimenti
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Crea un modello per semplificare il processo di elaborazione dei minuti. Usalo ripetutamente durante i minuti del personale.
Utilizzare un dispositivo di registrazione se si è preoccupati per la precisione. Comunicare ai partecipanti che sono stati registrati prima di accendere il registratore.
avvertimento
Non abbattere quando si perde traccia della discussione o non capisco un punto fatto. Quando vieni confuso, interrompi il procedimento e chiedi chiarimenti per assicurarti di riferire con precisione.
